GreyPhillips DoX es la perfecta combinación de Software, Infraestructura y Servicios para colaboración, enmarcados en un contexto que proporciona óptimos niveles de seguridad para administrar los documentos de su organización, ayudando a los usuarios a acceder a la información cuando sea necesario, ya sean esto manuales de procedimientos, guías técnicas o recursos del día a día.
Esta herramienta facilita la creación, edición y entrega de documentos, proveyendo control de autoría, con herramientas diseñadas para permitir que los usuarios puedan administrar el contenido usando imágenes, textos, videos, archivos, hipervínculos, entre otros. Estos pueden ser compartidos con usuarios y/o grupos específicos que pueden accesarlos desde cualquier lugar de acuerdo al perfil de seguridad asignado.
Los documentos electrónicos construidos dentro de las bases de datos de la plataforma, permiten la creación y edición de documentos que pueden incluir textos, imágenes, videos, audios , entre otros.
Los campos personalizados son una manera excelente de construir requerimientos para cada caso, donde según las necesidades podrían capturarse datos obligatorios, seleccionar información a travésde listas desplegables, disparar acciones que ejecuten otras funciones dentro de la plataforma y en general organizar la información de cada tipo de tarea como parezca mejor, permitiendo que cada organización establezca su propio conjunto de políticas y reglas que deben respetarse.
En ambientes cada vez más globalizados es necesario que los materiales están disponibles en diferentes versiones, idiomas e incluso legislaciones, siendo que el mismo documento sea expuesto según quien y donde sea accesado.
Cada documento electrónico se compone no solo de sus contenidos internos, sino que además de otras características también pueden ser asociados documentos de cualquier formato. En las aplicaciones más recurrentes para esta funcionalidad, es posible que documentos físicos sean convertidos en imágenes y/o PDFs y estas queden asociadas a los documentos electrónicos principales.
Es posible crear estructuras de relación entre documentos, como cuando muchos documentos deben accederse desde un documento principal, por ejemplo: “Manual de operaciones planta empaque” y debajo de este deben de aparecer otros documentos como: “Procedimiento 1”. La cantidad de niveles y la dirección de las relaciones entre documentos es definida solo por la organización y sus objetivos a la hora de capitalizar y compartir conocimientos.
Los documentos creados en la plataforma, pueden ser compartidos con grupos de usuarios y con usuarios individuales, mismos que podrán acceder a estos según sus perfiles y condiciones particulares, en algunos casos únicamente con el propósito de visualizar información y en otros casos para colaborar en la gestión de los documentos como tal.
Nuestras herramientas guardan registro de los documentos abiertos por los usuarios, estas funcionalidades permiten pistas de auditoria, que ayuda a las organizaciones a saber de mejor forma cuales son los niveles de penetración que tienen los recursos dispuestos y que buscan mejorar los procesos internos y las comunicaciones en general.
Nuestras plataformas de gestión documental, permiten la administración de documentos solamente a través de perfiles de seguridad que le dan acceso únicamente a los usuarios autorizados, quedando registrado en bitácora el registro de los usuarios que acceden a los materiales dispuestos por la organización.
Note Chain es una tecnología relacionada con las diferentes aplicaciones de nuestra plataforma, que permite que los contactos relacionados al CRM, tareas, documentos, agendas y transacciones tengan interacción por medio del correo electrónico y que esta interacción sea registrada en forma de conversaciones de manera automática, al mismo tiempo que adjunta una copia del correo y notifica a los contactos relacionados de esta interacción.
La fluidez que permite ayuda a los gestores de servicio al cliente a mantener los registros y a evidencia de las conversaciones, a los encargados de los documentos electrónicos, como es el caso de los contratos, a mantener registro de los intercambios hechos y los contactos que no son usuarios de la plataforma a mantener los canales de comunicación simples y organizados.
Henrik Johan Ibsen
La integración con el sistema de comunicaciones hace que se pueda hacer la notificar de la asignación de materiales específicos a los miembros de un grupo y a personas específicas.
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La digitalización de documentos físicos en electrónicos puede aprovechar las ventajas de GreyPhillips DoX, siendo que las imágenes se convierten en adjuntos de los documentos electrónicos y sus contenidos pasan a la estructura creada para estos de manera específica.
Mas información sobre Digitalización
Puede ser integrado por desarrolladores a través de las funciones aportadas por los API, lo que permite crear virtualmente cualquier formularios o aplicación.
Aproveche todas las ventajas de nuestra plataforma, con los productos relacionados se puede obtener el máximo provecho y así conseguir de mejor manera cumplir con su tarea del día.
expedientes electrónicos
Permiten gestionar adecuadamente y de forma unificada la información de las personas, ya sean estas: usuarios, clientes, proveedores, empleados, prospectos, educadores, estudiantes, administradores, encargados, colaboradores, asociados, etc. Que además permite recopilar todos los datos que se originan de las diferentes interacciones con estas, ya sea por medio de la captura automática de prospectos, la gestión de procesos, la digitalización de documentos físicos o las comunicaciones.
Factura electronica
Para la generación y cumplimiento de las normas de Costa Rica, así los sistemas que lo requieran puedan aprovechar estas ventas a través de APIs especiales que simplifican este proceso, nuestros propios sistemas ofrecen una integración fluida y natural.
Control de Tiempo Asistencia del Personal
Gestión y el cumplimiento de las normas de la organización a través de la huella digital del personal, se consigue levar un estricto control de tiempo y asistencia.
Learning Management System
La gestión en el aula, siendo que los alumnos, profesores y la organización puedan administrar el tiempo y los recursos disponibles para cumplir con los objetivos propuestos.
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