IntroducciónLast updated: 2024.06.24

Este documento tiene como objetivo desglosar cada una de estas funcionalidades en detalle, proporcionando a los técnicos y usuarios finales la información necesaria para entender y maximizar el uso de nuestro sistema de gestión de contable.

Ledger

Nuestro módulo de Gestión Contable está diseñado para proporcionar una solución integral y eficiente para las necesidades de grandes empresas. Este módulo abarca una serie de funcionalidades que facilitan y optimizan la administración de la contabilidad dentro de la organización. Entre las principales características se incluyen:

  1. Asientos Contables:
    • Cuentas Contables: Permite la administración de las cuentas contables.
    • Creación Directa: Permite la creación manual de asientos contables.
    • Integración Automática: Recibe y procesa asientos contables generados automáticamente por otros sistemas auxiliares de la plataforma.
  2. Administración de Activos Fijos:
    • Seguimiento y control de activos fijos de la empresa
    • Generación automática de depreciaciones.
  3. Presupuestos:
    • Gestión y seguimiento de presupuestos empresariales.
  4. Bancos:
    • Gestión de Fondos: Administración de fondos disponibles para los custodios, como cajas chicas y reintegros.
    • Conciliaciones: Proceso de conciliación bancaria con proveedores
    • Transferencias Bancarias: Manejo de transferencias para pagos a empleados o proveedores
  5. Gestión de Centros de Costo:
    • Administración de centros de costo para el análisis financiero detallado.

Actualizaciones

En esta sección encontrará un registro detallado de todas las actualizaciones realizadas en la plataforma GreyPhillips. Nuestro objetivo es mantener a nuestros usuarios informados sobre las mejoras, nuevas funcionalidades y correcciones implementadas en cada uno de los módulos y funcionalidades del sistema.

El propósito de esta sección es proporcionar una visión clara y transparente de las modificaciones que realizamos en GreyPhillips, asegurando que tanto los usuarios finales como el personal técnico estén al tanto de los cambios que pueden afectar su uso diario de la plataforma.

Asientos

Gestión

Libro Mayor

Tipo Opciones Descripción
Botón Procesar

Permite hacer el cierre mensual de la contabilidad, de tal manera que se ejecutan las siguientes acciones:

  • Enviar al libro mayor los asientos balanceados que no estén en estado “Preliminar”
  • Traslado de los saldos final del mes, al siguiente mes contable
  • Cambio de la configuración al siguiente mes contable
Botón Reconstruir

El botón "Reconstruir" en la funcionalidad de Libro Mayor dentro del módulo de Ledger de GreyPhillips permite a los usuarios restaurar y recalcular todos los asientos contables y saldos. Esta opción es particularmente útil cuando se han realizado ajustes manuales o cuando se requiere una revisión completa de los datos para asegurar su precisión y consistencia. Al utilizar esta función, el sistema revisa todas las transacciones registradas, actualiza los saldos de las cuentas y garantiza que la información financiera refleje correctamente las operaciones de la empresa. Esta herramienta es esencial para mantener la integridad de la contabilidad y facilitar auditorías y reportes financieros precisos.

  • Elimina la bitácora y los registros en la base de datos relacionados con el mayor para el mes contable actual.
  • Recrea el libro mayor a partir de los asientos que ya estaban marcados como posteados en el mes contable actual.

Importante

Este proceso no afecta de ninguna manera los asientos que están balanceados sin postear o sin balancear. Esta funcionalidad garantiza la integridad y precisión de la contabilidad al permitir una revisión y actualización completa de los registros contables.

Activos

El sistema de gestión de activos fijos de GreyPhillips es una herramienta integral diseñada para proporcionar control y visibilidad completos sobre los activos de una empresa. A continuación, se describen las funcionalidades principales del sistema, destacando cómo puede apoyar en la gestión eficiente de los activos, desde su adquisición hasta su retiro.

La gestión para el control correcto de activos resulta una tarea que en principio no debería suponer un reto técnico importante, sin embargo, dependiendo del tamaño de la organización, es posible que las cosas simples se vuelvan muy demandantes, siendo cada vez más importante delegar en los procesos automáticos la creación de reportes de control y minimizando el esfuerzo requerido en cada paso de los procedimientos.

La clave para un adecuado control de los activos

La importancia de un de un sistema de gestión con amplia experiencia y robusto que permita gestionar de manera segura y disponible desde cualquier lugar, es la clave para que la gestión relacionada al control de activos fijos sea ágil y precisa. Si además, se agregan tecnologías que simplifiquen los procedimientos y que permitan tener la tarea hecha con menos pasos y en tiempo real, permitirá sumar valor a las operaciones reduciendo al máximo el esfuerzo requerido.

Operaciones, Centros de Costo y Ubicaciones

Para el control correcto de los activos lo fundamental es que la estructura de ubicaciones sea escalable y flexible pero sobre todo simple de comprender para todos los involucrados, nuestra plataforma inicia con las Operaciones, estas usualmente pueden representar ubicaciones geográficamente distribuidas y pueden ser razones sociales diferentes o ser parte de la misma.

Estas operaciones son las que a su vez agrupan a conjuntos de centros de costo y los centros de costo son capaces de agrupar las ubicaciones específicas, estas últimas pueden ser oficinas, almacenes, áreas, talleres, etc., por ejemplo: Sala de juntas, Oficina de Compras.

Registro y Control de Activos

El módulo de Registro y Control de Activos de GreyPhillips proporciona una base sólida para la gestión eficiente de los activos de la empresa. Este módulo permite el ingreso detallado de cada activo, incluyendo información clave como descripción, código único, tipo, marca, modelo, número de serie, centro de costos, y cuentas contables asociadas. Además, ofrece una visibilidad completa de la ubicación geográfica de cada activo y mantiene un historial detallado de todas las actividades relacionadas, desde su adquisición hasta su baja. Con este nivel de control y documentación, las organizaciones pueden garantizar la integridad y precisión de su inventario, facilitando la toma de decisiones informadas y mejorando la transparencia y responsabilidad en la gestión de activos.

Mantener un adecuado control del registro de los activos es esencial no sólo para los departamentos contables sino para la operación misma, que asegure mantener vigilancia sobre el capital invertido para la producción, ya sean estos dispositivos especiales, vehículos, herramientas, equipos informáticos o cualquier recurso necesario para mantener la operación funcionando de manera correcta.

Por lo tanto es necesario, que el registro se haga de la manera más precisa posible partiendo incluso de la vinculación con las transacciones originales para la adquisición de estos activos.

  1. Ingreso de Activos: Permite el registro detallado de cada activo, incluyendo información como la descripción, código único, tipo de activo, marca, modelo, número de serie, centro de costos asociado, cuenta contable y cuenta de gastos por depreciación.
  2. Valor en libros: Permite el registro de los costos directos e indirectos, así como la moneda y el tipo de cambio para propósitos de depreciación, por lo que también se puede registrar la vida útil y el mes actual del activo.
  3. Ubicación Geográfica: Define la ubicación precisa de cada activo, con datos específicos que pueden incluir edificio, piso y sala.
  4. Historial de Activos: Mantiene un registro detallado de todas las actividades relacionadas con un activo, desde su adquisición hasta su retiro, incluyendo cambios de ubicación, mantenimiento y depreciación.

Información Detallada

Todo activo puede tener alguna información básica, como por ejemplo, la descripción, la placa, la marca, modelo o número de serie, pero también es posible registrar información relacionada a la guía, DUA, tránsito así como toda la información relacionada a la gestión financiera, como su costo inicial, el registro de otros costos, tipo de cambio, moneda, depreciación actual, cantidad de meses depreciados, valor actual en libros y por supuesto las cuentas contables asociadas, así la cuenta de la activo, la cuenta de depreciación del activo y la cuenta de gastos por depreciación.

Expediente Digital

Los activos también pueden estar relacionados a un expediente digital, que va más allá del control financiero relacionado al valor de los activos, y así se puede asociar documentación importante, como contratos, pólizas, manuales y cualquier otro tipo de documento vinculado directamente, así como registro de eventos particulares y tareas asociadas.

Importación

Usualmente cuando la organización ya tiene algún tipo de registro de los activos, nuestra plataforma es capaz de recoger esa información desde hojas de Excel o Por medio de la integración entre sistemas a través de servicios web especialmente diseñados para este propósito.

Ubicacion de los Activos

Parte del control sobre los activos es conocer regularmente su ubicaciones, desde la dirección hasta la ubicación específica, por ejemplo, una pantalla puede estar en un edificio en particular, pero a su vez estar en la sala de juntas del séptimo piso.

La ubicación exacta, el estatus del activo, la fecha y lugar del registro, así como la aplicación y el usuario, es información útil para las auditorias.

  • Validación de usuario y contraseña
  • Selección de ubicación
  • Cambio automático de estado
  • Captura de imagen
  • Agregar notas

Las inspecciones regulares son de práctica común para la mayoría de las organizaciones, así la ubicación puede ser verificada, pueden ser reubicados y también se puede guardar evidencia de los activos que no pueden ser localizados.

Aplicación Fuera de Línea

Aunque existe mucha oferta de tecnología actualmente, especialmente dispositivos para todos los gustos, la herramienta correcta siempre puede ser la más práctica, nuestros sistemas permiten el uso de dispositivos de captura, para ambientes donde no necesariamente se disponga de señal Wifi o de acceso a Internet, en la práctica, las inspecciones rutinarias pueden ir desde cómodas oficinas a almacenes y talleres menos equipados, donde un equipo resistente a las caídas, la humedad y pensado para hacer el trabajo durante muchos años, puede ser la opción correcta. Por supuesto, también es posible utilizar dispositivos más sofisticados con aplicaciones que se comuniquen directamente con la base de datos en línea. Dependerá más que todo del tipo de organización y sus propios requerimientos.

Aplicación en Línea

Es una aplicación para Android que permite hacer tomas físicas de activos directamente a la base de datos, es decir, sin tener que descargar posteriormente la información, esta aplicación incluye conceptos de tomas físicas por ubicación y usando códigos QR y códigos de barras 2D.

 Registro desde las facturas

Cuando se usa nuestro sistema de recepción de facturas electrónicas, es posible hacer de manera automática el registro del activo de manera precisa e instantánea, ya que el usuario puede agregar información como números de serie, marca y modelo mientras el sistema se encarga del registro de los costos y de la vinculación con las transacciones que formalizan la adquisición de nuevos activos.

Importante

Cada escenario de captura puede ser planteado y configurado en la plataforma para lograr tener el control correcto de la información que se recibe y cuando sea posible puede ser tan automático como lo permitan los dispositivos seleccionados.

Depreciación

Todo activo se relaciona a tres cuentas contables, la cuenta del activo, la cuenta de depreciación del activo y la cuenta de gastos por depreciación, que sumado a la información del tiempo para la depreciación asignada de manera individual y el mes actual de la depreciación, el sistema es capaz de calcular la depreciación correspondiente al activo al mismo tiempo que crea los respectivos asientos contables y actualiza la información relativa al mes actual y el nuevo valor en libros.

Toda la información generada mes a mes estará disponible a través de la consulta directa de cada activo, de reportes ejecutados por el usuario o generados de manera automática por la plataforma y enviados a los encargados por correo electrónico en formato de Excel.

Los asientos contables automáticamente creados por la plataforma pueden ser exportados en diversos formatos como por ejemplo Excel, para ser usados en otros sistemas contables o como sea mas conveniente.

Identificación automática con RFID

La gestión de inventarios con tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia) en GreyPhillips transforma la forma en que las organizaciones controlan y monitorean sus activos. Este módulo permite etiquetar activos con dispositivos RFID, facilitando su identificación y seguimiento en tiempo real mediante lectores portátiles y antenas fijas. La capacidad de realizar lecturas automáticas y actualizar la base de datos instantáneamente mejora significativamente la precisión del inventario y reduce el tiempo y esfuerzo requeridos para los conteos físicos. Con la detección automática de activos, las organizaciones pueden mantener un control riguroso de la ubicación y el estado de cada activo, mejorando la eficiencia operativa y asegurando una administración más precisa y confiable de sus recursos.

  • Etiquetas RFID: Los activos pueden ser etiquetados con etiquetas RFID, lo que facilita su seguimiento y control mediante lecturas automáticas.
  • Lecturas en Tiempo Real: Utiliza dispositivos portátiles o antenas fijas para la lectura de etiquetas RFID, permitiendo actualizaciones en tiempo real en la base de datos del sistema.
  • Detección Automática: Capacidad para detectar automáticamente la presencia y ubicación de los activos cuando un lector RFID pasa cerca de ellos.

Mantenimiento y Servicios

El módulo de gestión documental permite que se relacionen los activos fijos con contratos, acuerdos, garantías o cualquier otro documento relacionado para garantizar que los activos de la empresa se mantengan en condiciones óptimas y operen de manera eficiente. Además, proporciona alertas y notificaciones automáticas para recordar a los responsables sobre las tareas de mantenimiento, asegurando que ninguna actividad crítica sea pasada por alto. Con esta funcionalidad, las organizaciones pueden prolongar la vida útil de sus activos, reducir tiempos de inactividad y optimizar los costos asociados al mantenimiento, contribuyendo así a una gestión más efectiva y proactiva de los recursos.

  • Tareas de Mantenimiento: Gestión de tareas y eventos de mantenimiento, incluyendo la programación y seguimiento de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Notificaciones y Alertas: Genera alertas y notificaciones automáticas para recordar a los responsables sobre las actividades de mantenimiento pendientes o próximas.

Flujos de Trabajo (Requiere Licencia Teamwork)

La capacidad de personalizar flujos de trabajo es esencial para adaptar el sistema de gestión de activos fijos a las necesidades específicas de cada organización. Con GreyPhillips, las empresas pueden diseñar y configurar flujos de trabajo que automatizan y optimizan procesos clave, como la alta y baja de activos, la reasignación de responsabilidades y la gestión de solicitudes de mantenimiento. Esta flexibilidad permite una mayor eficiencia operativa, asegurando que cada tarea se realice de manera coherente y según los procedimientos establecidos, mejorando la transparencia y el control en todas las etapas del ciclo de vida de los activos.

  • Gestión de Procesos: Construcción de flujos de trabajo personalizados para la gestión de activos, desde la alta y baja de activos hasta la reasignación de responsabilidades.
  • Solicitudes de Servicio: Permite a los empleados solicitar servicios o reparaciones a través del sistema, que luego son gestionadas y rastreadas mediante los flujos de trabajo definidos.

Reportería y Análisis

  • Reportes Personalizados: Generación de reportes detallados sobre el estado de los activos, incluyendo inventarios, depreciaciones, ubicación, mantenimiento, etc.
  • Exportación de Datos: Capacidad para exportar datos a Excel y otros formatos para análisis externo y respaldo.

Bancos

Cuentas IBAN

IBAN es el acrónimo de International Bank Account Number (número de cuenta bancaria internacional) y es un código bancario que sirve para identificar cada cuenta corriente de manera única. Está formado por 4 caracteres iniciales y, a continuación, el número de cuenta: 4 caracteres iniciales: código del país (2 dígitos) + código de control (2 dígitos). Por ejemplo: CR05 (código de país “CR” para Costa Rica) + código de control (“05”), más el número de cuenta: formado por un cero y los 17 dígitos de la cuenta

Fondos

El módulo de gestión de fondos en GreyPhillips, es una herramienta completa para la administración de adelantos y fondos dentro de la plataforma. A continuación se describe su funcionamiento:

Funcionalidades Principales:

  • Administración de Fondos:
    • Permite visualizar todos los fondos solicitados a lo largo del tiempo. Los fondos están clasificados en estados como "Publicado", "No Publicado" y "En Proceso de Aprobación".
    • Los detalles del fondo específico incluyen el monto asignado, transacciones relacionadas, justificaciones, notificaciones, módulos relacionados, contactos autorizados, depósitos bancarios y archivos adjuntos

Gestión de Transacciones:

  • Transacciones Relacionadas:
    • Cuando una factura electrónica se busca y se relaciona a un fondo en el módulo de Anchor, esta aparece automáticamente en la sección de transacciones relacionadas. Se pueden agregar más facturas electrónicas siempre que estén clasificadas en su Centro de Costo y tipificadas como "Adelantos de Efectivo"
  • Justificaciones:
    • Permite agregar gastos adicionales que no requieren una factura electrónica, mediante la selección de campos obligatorios como tipo de gasto, fecha y monto autorizado. También hay campos opcionales para referencia y comentarios.

Proceso de Liquidación del Fondo:

  • Revisión: Verificar las facturas electrónicas y las justificaciones del fondo.
  • Verificación del Saldo: Asegurarse de que el saldo disponible sea correcto.
  • Comentario Final: Colocar un comentario final obligatorio sobre el cierre del fondo.
  • Ejecución de Liquidación: Ejecutar el botón de liquidación, lo cual envía automáticamente una tarea a la jefatura correspondiente para su aprobación.

El módulo de gestión de fondos de GreyPhillips facilita la administración de recursos financieros, asegurando un seguimiento detallado y eficiente de las transacciones y justificaciones, y permitiendo una gestión transparente y centralizada de los fondos.

Transferencias

Centros de Costo

Gestión

Para gestionar los centros de costo:

  1. Ingresar al módulo de Ledger desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Ledger es necesario seleccionar el botón de Centro de Costo o Cost Center para ingresar a todas las opciones de los centros de costo.
  3. Una vez dentro de la pestaña de centros de costo, se podran realizar varias acciones para gestionar los centros de costo, por ejemplo la creacion de uno nuevo, para esto seleccionamos en el botón de New Cost Center ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
  4. Al seleccionar dicho botón el sistema desplegará una pantalla donde podrá crear un centro de costo nuevo.

    Es importante tomar lo siguiente en consideración:

    Opción Descripción
    Código Representa el código del centro de costo.
    Descripción Nombre del centro de costo.
    Operación relacionada Este campo permite vincular la información de la operación relacionada con el centro de costo.
    Tipo Tipo del centro de costo (Para crear un tipo nuevo puede usar el botón de QuickAdd).
    Correo para notificaciones Correo electrónico donde se recibirán notificaciones del centro de costo.
    Localización Breve dirección del centro de costo.
  5. Al crear el centro de costo nuevo el sistema mostrará varias pestañas debajo:
    • Authorized: Permite autorizar a un contacto para ver el centro de costo si no hay ninguno en esta sección todos los contactos podrán ver el centro de costo.
    • Map: En esta sección permite guardar la ubicación GPS de los centros de costo, buscando y seleccionando en el mapa la ubicación.

Importador 

El importador de Centros de Costo nos permite crea, o modificar de forma masiva la información de los centros de costo.

Para hacer uso del importador deberá seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar al módulo de Ledger desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Ledger es necesario seleccionar el botón de Centro de Costo o Cost Center para ingresar a todas las opciones de los centros de costo.
  3. Una vez dentro de la pestaña de centros de costo, se encuentra el botón de Import ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
  4. Al seleccionar dicho botón el sistema desplegará un cuadro donde podrá vincular las columnas donde se encuentran los datos del Excel con la información que va a importar al sistema.

    Antes de vincular la información del sistema es importante tomar lo siguiente en consideración:

    • El sistema permite archivos con las extensiones del tipo XLS y XLSX.
    • Con el botón UPLOAD deberá de seleccionar el archivo que quiera utilizar.
    • Es importante seleccionar la hoja del Excel que quiera utilizar con la opción de Worksheet.
    Opción Descripción
    Código Representa el código del centro de costo.
    Descripción Nombre del centro de costo.
    Operación relacionada Este campo permite vincular la información de un emisor de factura electrónica con el centro de costo.
    Tipo Tipo del centro de costo (Para crear un tipo nuevo puede usar el botón de QuickAdd).
    Correo para notificaciones Correo electrónico donde se recibirán notificaciones del centro de costo.
    Localización Breve dirección del centro de costo.
    GPS Campo donde se registran las coordenadas geográficas del centro de costo.
    Contacto relacionado Persona relacionada al centro de costo.
  5. El terminar de vincular la información del Excel, proceda a seleccionar le botón Import ubicado en la esquina inferior derecha del cuadro de importación y al terminar el sistema mostrará un cuadro confirmando si la importación se hizo correctamente y la cantidad de centros de costo importados o actualizados.

Nota

Para actualizar información de los centros de costo con el importador es importante usar el código que está en el sistema.