IntroducciónLast updated: 2024.06.13

Este documento tiene como objetivo desglosar cada una de estas funcionalidades en detalle, proporcionando a los técnicos y usuarios finales la información necesaria para entender y maximizar el uso de nuestro sistema de gestión de transaccional.

Anchor

El módulo de manejo de transacciones de la plataforma GreyPhillips es una herramienta integral diseñada para administrar eficientemente la cadena de abastecimiento de grandes empresas. Este módulo cubre desde la solicitud inicial de insumos por parte del solicitante hasta la integración completa con los procesos contables internos de la empresa.

  1. Solicitud y Cotización: Las solicitudes de compra de insumos se convierten automáticamente en solicitudes de cotización, permitiendo una gestión ágil y organizada de las necesidades de adquisición.
  2. Órdenes de Compra: Las cotizaciones aprobadas se transforman en órdenes de compra, facilitando la transición hacia la etapa de adquisición y asegurando la trazabilidad de cada solicitud.
  3. Recepción Automática de Facturas: Nuestra plataforma está configurada para recibir automáticamente las facturas emitidas por los proveedores a través del correo electrónico designado. Esta funcionalidad garantiza que todas las transacciones sean capturadas y procesadas sin intervención manual.
  4. Asignación Automática de Centros de Costo: Al recibir una factura, el sistema asigna automáticamente el centro de costo correspondiente, asegurando una correcta distribución de los gastos y mejorando la precisión contable.
  5. Verificación y Aceptación de Transacciones: El módulo permite a los usuarios verificar y aceptar las transacciones frente a las autoridades fiscales, cumpliendo con los requisitos legales de aceptación o rechazo de facturas. Este proceso genera un archivo XML que es enviado automáticamente a la plataforma de Hacienda.
  6. Cotejo de Facturas y Órdenes de Compra: Se realiza un cotejo entre las cantidades recibidas en las facturas y las especificadas en las órdenes de compra, permitiendo la detección de discrepancias y facilitando la resolución de cualquier diferencia.
  7. Integración con Cuentas por Pagar y Contabilidad: Una vez aceptadas, las transacciones se integran con los procesos de cuentas por pagar y contabilidad, garantizando una correcta contabilización y seguimiento de los pagos.
  8. Generación de Reportes y Cubos de Datos: La plataforma es capaz de generar reportes detallados y cubos de datos con información completa sobre las transacciones, productos y proveedores. Esta funcionalidad proporciona una visión clara y detallada, facilitando la toma de decisiones y la optimización de procesos.

Definiciones

¿Qué es un XML?

XML, que significa "eXtensible Markup Language" o "Lenguaje de Marcado Extensible", es una forma de organizar y almacenar información de una manera que sea fácil de leer tanto para las personas como para las computadoras. Imagina XML como una manera ordenada de guardar datos en un formato que se parece a una lista o a una tabla, con etiquetas que explican qué significa cada dato.

¿Cómo se ve un XML?

Un archivo XML se parece mucho a un documento de texto, pero tiene una estructura especial. Aquí hay un ejemplo sencillo de cómo podría verse:

xml

<persona>
  <nombre>Juan Pérez</nombre>
  <edad>30</edad>
  <correo>juan.perez@ejemplo.com</correo>
</persona>

En este ejemplo, tenemos información sobre una persona. Las etiquetas , , , y ayudan a identificar cada dato. La etiqueta agrupa toda la información relacionada con una persona específica, y dentro de ella, cada dato tiene su propia etiqueta para que sepamos qué es.

¿Para qué se usa el XML?

El XML se utiliza para muchas cosas, pero aquí hay algunos ejemplos comunes:

  1. Intercambio de datos: Muchas aplicaciones usan XML para enviar información de una a otra. Por ejemplo, un sitio web puede usar XML para enviar información sobre productos a una tienda en línea.
  2. Configuración: Algunos programas usan archivos XML para guardar configuraciones. Esto permite que los usuarios ajusten cómo funciona un programa sin tener que cambiar el código del programa.
  3. Almacenamiento de datos: XML puede ser una forma conveniente de guardar información estructurada, como contactos en una libreta de direcciones o datos en una base de datos.
¿Por qué es útil el XML?
  • Legible y comprensible: Tanto los humanos como las computadoras pueden leer y entender XML. Las etiquetas ayudan a explicar qué significa cada dato.
  • Flexible: Puedes crear tus propias etiquetas para que el XML se ajuste a tus necesidades específicas. Esto es útil cuando tienes datos únicos que no se ajustan a un formato estándar.
  • Amplio soporte: Muchas aplicaciones y lenguajes de programación pueden trabajar con XML, lo que lo convierte en una opción versátil para diferentes tipos de proyectos.

En resumen, XML es una herramienta poderosa para organizar y compartir información de manera clara y estructurada. Aunque puede parecer un poco técnico al principio, es una tecnología muy útil que facilita la comunicación y el almacenamiento de datos en muchas aplicaciones y servicios que usamos todos los días.

Actualizaciones

En esta sección encontrará un registro detallado de todas las actualizaciones realizadas en la plataforma GreyPhillips. Nuestro objetivo es mantener a nuestros usuarios informados sobre las mejoras, nuevas funcionalidades y correcciones implementadas en cada uno de los módulos y funcionalidades del sistema.

El propósito de esta sección es proporcionar una visión clara y transparente de las modificaciones que realizamos en GreyPhillips, asegurando que tanto los usuarios finales como el personal técnico estén al tanto de los cambios que pueden afectar su uso diario de la plataforma.

Base de Datos

En esta subsección documentamos todas las modificaciones realizadas en la estructura y gestión de la base de datos de GreyPhillips. Dado que la base de datos es el núcleo de nuestra plataforma, es crucial mantener un registro detallado de los cambios para asegurar una administración eficiente y un rendimiento óptimo del sistema.

Inventarios

Lo más importante para gestionar eficientemente los inventarios de la organización, es saber ¿Dónde debe estar qué?, a partir de aquí se establecen la estructura de las ubicaciones, que es básicamente la forma de asegurar que los ítems se registren de forma correcta y sea fácil de ubicar para los usuarios.

La gestión de los inventarios es una importante labor de cuidado del capital, por lo que, toda acción que se haga usando nuestra plataforma, registra detalladamente los cambios, es decir: ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿quién? interviene en la gestión de los datos, así como las funciones que a su vez son accesibles, únicamente a través de perfiles de acceso, que conceden autorización a los usuarios involucrados, a partes específicas del sistema, así como el acceso restringido de la información.

La clave para un buen control de los inventarios

Ya sean inventarios de materia prima, productos para la venta o insumos, es posible tener el mejor control posible siempre que se piense en este, de manera práctica, por lo que las herramientas que ayudan a sistematizar deben ser simples, ordenadas, fáciles de aprender y sobre todo precisas.

Operaciones, Centros de Costo y Ubicaciones

Para el correcto control de los inventarios lo fundamental es que la estructura de ubicaciones sea escalable y flexible pero sobre todo simple de comprender para todos los involucrados.

El control inicia con las Operaciones, las cuales, usualmente pueden representar ubicaciones geográficamente distribuidas y pueden ser razones sociales diferentes o ser parte de la misma.

Estas operaciones son las que a su vez, agrupan a conjuntos de centros de costo y estos son capaces de agrupar las ubicaciones específicas, así, estas últimas pueden ser bodegas, pisos de servicio, espacios virtualizados, etc. por ejemplo: Bodega de Materia Prima, Cocina, Piso de Servicio (Venta al público), almacén de producto dañado, pasillos, estantes o cajas entre otros.

Las ubicaciones también, pueden tener una estructura de subordinación, como bodegas padre, sin límite de niveles, que también hacen la función de agrupación de los productos, donde sea necesario considerar los inventarios tan detallados o generales como lo requiera la organización.

Ítems

Los ítems son la base del sistema de inventarios, estos pueden ser productos estandarizados por la industria o pueden corresponder a productos gestionados de manera particular, por lo que es posible agregar códigos de uso interno y códigos regulados por hacienda o por las entidades internacionales correspondientes, en la actualidad la mayoría de los ítems son adquiridos de proveedores formales cuyos productos deben de cumplir con las exigencias propias del mercado en general.

Estos ítems pueden ser categorizados de múltiples maneras, según cada caso, es posible que las características más comunes puedan ser: Color, Marca, Modelo, Tamaño, Familia, Categoría, Material y un sin número de posibilidades propias de cada uno; estas características permiten agrupar los productos virtualmente de cualquier manera y así responder a preguntas como:

¿Cuántas cajas azules por Centro de Costo?, ¿Cuántos ítems medianos de plástico por ubicación? o ¿Cuántos de estos pasaron de la ubicación uno a la cinco.

Movimientos de Inventarios

Los movimientos de inventario (IMR), son las transacciones que permiten registrar correctamente las entradas y salidas de los ítems entre las ubicaciones previamente establecidas.

Estos movimientos establecen claramente de donde salen y hacia a donde van, afectando sus respectivos centros de costo y por supuesto los costos asociados a los ítems.

Los ítems de estos movimientos puedes ser registrados de manera manual por el usuario, por medio de la carga de Excel, usando interfaces API para recoger los datos de otros sistemas y también usando nuestras aplicaciones móviles y sistemas relacionados como GreyPhillips Operations.

Los IMR se pueden categorizar según su naturaleza. Estos tipos de movimiento, llevan su propio control y pueden ser restringidos según el usuario, además de establecer límites respecto al alcance de los cambios, que un usuario debe ser capaz de realizar antes de requerir autorización de un nivel superior.

Un IMR, puede mantenerse en borrador para ser completado más tarde y dependiendo del caso, si el usuario tiene autorización preestablecida para proceder, el sistema creará el movimiento de inventario final, en los casos donde no sea posible continuar debido a las restricciones, el sistema moverá una tarea al encargado para que este a su vez aplique su propio nivel de autorización.

Los movimientos entre dos ubicaciones se relacionan automáticamente, de forma que las salidas y las entradas comparten un dato de cruce, de esta forma, es posible saber cuando los movimientos están en tránsito y cuando ya han sido aplicados por los usuarios encargados.

Adicionalmente es posible asociar documentación extra que sea necesaria para acreditar el movimiento de inventario, ya sean documentos digitalizados, imágenes o por ejemplo: hojas de cálculo, que se agregan automáticamente, cuando se usa la función de importación por medio de Excel, etc.

Toma Física

La gestión de inventarios requiere de verificaciones, que aseguren que los inventarios estén ubicados donde correspondan y al mismo tiempo determinar faltantes o sobrantes, particularmente cuando se trata con inventarios sujetos a cambios por desgaste.

Las tomas físicas están pensadas para que los usuarios puedan rápidamente verificar los inventarios y registrar las cantidades reales, por medio de la comparación del registro del sistema con el registro dado por el usuario autorizado, así, el sistema es capaz de crear los movimientos de inventario que hagan el ajuste a la nueva cantidad, ya sean entradas o salidas siempre que el nivel de autorización del usuario lo permita.

El levantado de los inventarios puede ser hecho de forma manual por parte del usuario, cargando una hoja de Excel o usando dispositivos móviles en línea o fuera de línea.

Nuestras aplicaciones para dispositivos móviles con Android, están creadas para gestionar los inventarios de forma más eficiente y se conectan directamente a las plataformas en la nube para administrar los inventarios en tiempo real, ya sea para Alistado de productos, movimientos de inventarios y tomas físicas.

Adicionalmente también es posible usar dispositivos fuera de línea, que resultan prácticos según el ambiente donde deban operar, estos capturan toda la información de manera local en el dispositivo y luego el usuario puede hacer el proceso de descarga y subida de los datos a la plataforma.

La gestión de los inventarios no deja de ser una labor compleja, por eso nuestro objetivo es mantenerlo lo mas simple posible para los usuarios al tiempo que se mantienen los controles mas estrictos sobre el capital de la organización.

La gestión de los inventarios no deja de ser una labor compleja, por eso nuestro objetivo es mantenerlo lo mas simple posible para los usuarios al tiempo que se mantienen los controles mas estrictos sobre el capital de la organización.

Recepción

El módulo de recepción de transacciones de la plataforma GreyPhillips está diseñado para automatizar y simplificar la gestión de las facturas y transacciones electrónicas emitidas por los proveedores. Este módulo centraliza y optimiza el proceso, desde la recepción automática de las facturas hasta su integración en los sistemas contables y financieros de la empresa.

  1. Recepción Automática de Facturas:
    • Automatización del Correo Electrónico: La plataforma está configurada para recibir automáticamente las facturas electrónicas enviadas por los proveedores al correo electrónico designado. Esto elimina la necesidad de intervención manual en la recepción de documentos, asegurando que todas las facturas sean capturadas y procesadas de manera oportuna.
  2. Asignación Automática de Centros de Costo:
    • Distribución Precisa de Gastos: Una vez recibida la factura, el sistema asigna automáticamente el centro de costo correspondiente basado en reglas predefinidas. Esto asegura una correcta distribución de los gastos y mejora la precisión contable, permitiendo una gestión financiera más eficiente.
  3. Verificación y Aceptación de Transacciones:
    • Cumplimiento Fiscal: La plataforma permite a los usuarios verificar y aceptar las transacciones electrónicas conforme a los requisitos de las autoridades fiscales (Hacienda). Este proceso es crucial para cumplir con las normativas legales, que requieren la aceptación o rechazo de las facturas recibidas dentro de un período específico.
    • Generación y Envío de XML: Tras la aceptación de la transacción, el sistema genera automáticamente un archivo XML que se envía a la plataforma de Hacienda, asegurando que todos los pasos necesarios para la validación fiscal sean cumplidos sin retrasos.
  4. Cotejo de Facturas y Órdenes de Compra:
    • Control de Discrepancias: El módulo realiza un cotejo entre las cantidades detalladas en las facturas y las especificadas en las órdenes de compra. Esto permite identificar y resolver cualquier discrepancia, asegurando que solo se paguen las cantidades correctas y acordadas.
  5. Integración con Procesos Internos:
    • Cuentas por Pagar y Contabilidad: Una vez aceptadas, las facturas se integran automáticamente en los sistemas de cuentas por pagar y contabilidad de la empresa. Esto facilita una gestión financiera coherente y precisa, asegurando que todas las transacciones sean registradas y procesadas correctamente.
  6. Generación de Reportes y Análisis de Datos:
    • Reportes Detallados: La plataforma es capaz de generar reportes exhaustivos y cubos de datos que incluyen toda la información relevante sobre las transacciones, productos y proveedores. Esta funcionalidad proporciona una visión clara y detallada de las operaciones, facilitando la toma de decisiones estratégicas.

País para Recepción

En el sistema de recepción de transacciones, específicamente en la recepción de facturas electrónicas de los proveedores, es posible configurar la cuenta de correo receptora para que identifique el país correspondiente. Esta configuración permite al sistema interpretar adecuadamente los archivos adjuntos, asegurando que se apliquen las normativas y formatos específicos de cada país. Para configurar esta opción, simplemente seleccione el país correspondiente en la configuración de la cuenta de correo dentro del sistema.

Margen de tolerancia en las verificaciones

El módulo Anchor ha incorporado la capacidad para la verificación de márgenes de tolerancia en las transacciones procesadas mediante la aplicación móvil Anchor QR (Quick Review). Esta funcionalidad permite que el sistema Anchor acepte variaciones en las comparaciones entre la factura enviada por el proveedor y la orden de compra, dentro de un rango definido por el porcentaje de tolerancia configurado.

Configuración del Porcentaje de Tolerancia

La configuración del porcentaje de tolerancia se define mediante el parámetro {Global}.{intAnchorTolerancePercentage}, el cual establece el margen permitido para las variaciones en cantidad y precio durante la verificación de las transacciones.

Generación de Tareas de "No Conformidad"

Si durante la verificación de una transacción se detecta una variación en el precio o la cantidad que supera el porcentaje de tolerancia configurado, el sistema generará automáticamente una tarea de "No Conformidad". Esta tarea tiene como propósito alertar al departamento de compras sobre la discrepancia detectada, permitiendo una acción correctiva o una revisión detallada del caso.

Ejemplo Ilustrativo

A continuación, se presenta un ejemplo ilustrativo para clarificar el funcionamiento de esta funcionalidad:

  1. Configuración del Porcentaje de Tolerancia::
    • El parámetro {Global}.{intAnchorTolerancePercentage} se establece en un 10%.
  2. Transacción Original::
    • Orden de Compra: La orden de compra emitida por la organización tiene un precio de 1000 unidades monetarias para una línea específica.
  3. Factura del Proveedor::
    • Precio Facturado: El proveedor envía una factura donde el precio es de 1150 unidades monetarias para la misma línea.
  4. Proceso de Verificación::
    • La aplicación móvil Anchor QR realiza la verificación de la transacción.
    • Se compara el precio facturado (1150) con el precio de la orden de compra (1000).
    • La diferencia es de 150 unidades monetarias, lo que representa un 15% de variación respecto al precio original.
  5. Evaluación de Tolerancia::
    • Dado que el porcentaje de variación (15%) excede el límite configurado del 10%, el sistema identifica una discrepancia.
  6. Generación de Tarea de "No Conformidad":
    • El sistema Anchor genera automáticamente una tarea de "No Conformidad".
    • Esta tarea es notificada al departamento de compras, indicando la necesidad de revisar y resolver la discrepancia detectada.
Beneficios de la Funcionalidad
  • Automatización y Precisión: La funcionalidad garantiza la precisión y consistencia en las verificaciones, reduciendo la posibilidad de errores manuales.
  • Gestión Eficiente de Discrepancias: Permite una gestión proactiva de las discrepancias, asegurando que el departamento de compras esté informado y pueda tomar medidas correctivas oportunas.
  • Mejora en la Relación con Proveedores: Al identificar y resolver discrepancias rápidamente, se mejora la transparencia y la confianza en las relaciones con los proveedores.
Conclusión

La incorporación de la verificación de márgenes de tolerancia en el módulo Anchor refuerza la capacidad del sistema para manejar transacciones con mayor precisión y eficiencia, beneficiando tanto a la organización como a sus proveedores. Esta funcionalidad es un paso significativo hacia la optimización de procesos y la mejora continua en la gestión de compras y aprovisionamiento.

Operaciones

La funcionalidad de gestión de operaciones en GreyPhillips (GP) es una herramienta esencial que permite a las organizaciones administrar y optimizar todas las actividades relacionadas con sus operaciones. Este módulo está diseñado para coordinar y supervisar las diferentes operaciones empresariales, asegurando una eficiente utilización de los recursos, mejorando la productividad y facilitando la toma de decisiones estratégicas.

  1. Gestión de Operaciones:
    • Configuración de Operaciones: Permite definir y configurar las diversas operaciones de la empresa, estableciendo parámetros y criterios específicos para cada una.
    • Monitoreo de Actividades: Facilita el seguimiento y monitoreo en tiempo real de todas las actividades operativas, asegurando que se cumplan los objetivos y metas establecidos.
  2. Centros de Costo:
    • Asignación de Centros de Costo: Cada operación se asocia con uno o varios centros de costo, permitiendo una gestión detallada y segmentada de los recursos y gastos.
    • Control Presupuestario: Gestiona los presupuestos asignados a cada centro de costo, monitoreando el uso de los recursos y asegurando que se mantengan dentro de los límites presupuestarios.
  3. Ubicaciones (Bodegas):
    • Gestión de Ubicaciones: Administra las diferentes ubicaciones físicas (bodegas) asociadas a los centros de costo, controlando el almacenamiento y movimiento de inventarios.
    • Inventario en Bodegas: Facilita el control y monitoreo de los niveles de inventario en cada ubicación, optimizando la gestión del espacio y la disponibilidad de productos.
  4. Planificación y Programación:
    • Planificación de Operaciones: Permite la planificación detallada de las operaciones, asignando tareas y recursos de manera eficiente para cumplir con los plazos y objetivos establecidos.
    • Programación de Actividades: Facilita la programación de actividades y la coordinación entre diferentes departamentos y unidades operativas.
  5. Seguimiento y Reportes:
    • Seguimiento de Indicadores: Monitorea indicadores clave de desempeño (KPIs) para evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones.
    • Generación de Reportes: Crea informes detallados sobre el estado y rendimiento de las operaciones, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones.
  6. Integración y Coordinación:
    • Integración con Otros Módulos: Se integra con otros módulos de GreyPhillips, como gestión de inventarios, finanzas y compras, asegurando una coordinación y flujo de información fluida entre todas las áreas de la empresa.
    • Colaboración Interdepartamental: Facilita la colaboración y comunicación entre diferentes departamentos, mejorando la eficiencia y reduciendo duplicaciones de esfuerzo.

La funcionalidad de gestión de operaciones en GreyPhillips está diseñada para ser una solución completa y flexible, que se adapta a las necesidades específicas de cada organización, ayudando a mejorar la eficiencia, productividad y rentabilidad de las operaciones empresariales.

Proveedores

El módulo de proveedores de GreyPhillips (GP) es una herramienta integral diseñada para la gestión eficiente de los proveedores dentro de una empresa. Este módulo permite a las organizaciones manejar todas las interacciones y transacciones con sus proveedores de manera centralizada y automatizada, lo que optimiza los procesos de adquisición y mejora la colaboración.

  1. Registro y Mantenimiento de Proveedores:
    • Alta de Proveedores: Permite registrar nuevos proveedores con todos los detalles necesarios, como información de contacto, datos fiscales, y condiciones de pago.
    • Actualización de Datos: Facilita la modificación y actualización de la información de los proveedores para asegurar que los datos estén siempre actualizados y sean precisos.
  2. Gestión de Contactos:
    • Información de Contacto: Almacena y organiza la información de contacto de los proveedores, incluyendo personas de contacto, direcciones, teléfonos y correos electrónicos.
    • Historial de Comunicación: Mantiene un registro detallado de todas las interacciones y comunicaciones con cada proveedor.
  3. Administración de Contratos:
    • Contratos y Acuerdos: Gestiona los contratos y acuerdos establecidos con los proveedores, incluyendo términos y condiciones, plazos de entrega y penalizaciones.
    • Renovaciones y Expiraciones: Automatiza el seguimiento de las fechas de renovación y expiración de los contratos para asegurar la continuidad del suministro.
  4. Evaluación y Desempeño:
    • Indicadores de Desempeño: Monitorea y evalúa el desempeño de los proveedores mediante indicadores clave como calidad del producto, cumplimiento de plazos y condiciones de servicio.
    • Informes y Análisis: Genera informes detallados sobre el desempeño de los proveedores, ayudando a identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
  5. Gestión de Compras:
    • Órdenes de Compra: Permite la creación, seguimiento y gestión de órdenes de compra, asegurando que todas las adquisiciones se realicen de manera eficiente y conforme a los procedimientos establecidos.
    • Recepción de Productos: Facilita el registro y control de la recepción de productos y servicios, verificando que se cumplan las especificaciones acordadas.
  6. Integración con otros Módulos:
    • Contabilidad y Finanzas: Se integra con los módulos de contabilidad y finanzas para asegurar que las transacciones con proveedores se reflejen correctamente en los registros contables.
    • Inventarios: Coordina con el módulo de inventarios para mantener un control preciso de los productos adquiridos y su disponibilidad en el almacén.

El módulo de proveedores de GreyPhillips está diseñado para ser una solución robusta y flexible que se adapta a las necesidades específicas de cada organización, ayudando a mejorar la gestión de proveedores y a optimizar los procesos de adquisición.

Gestión de Proveedores

  1. Ingresar al módulo de Anchor desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Anchor es necesario seleccionar el botón en Administración > Proveedores para iniciar la gestión de los proveedores.
  3. Una vez dentro de la pestaña de Proveedores, se podrán realizar varias acciones para gestionarlos, para la búsqueda de un proveedor lo puede realizar por medio de la barra de búsqueda ubicada al lado derecho de la pantalla y podrá buscar por medio de la información del proveedor; para la creación de uno nuevo seleccionamos en el botón de New Supplier ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
  4. Al seleccionar el botón el sistema desplegará una pantalla donde podrá agregar un nuevo proveedor.
    Opción Descripción
    Código Representa el código interno del proveedor.
    Id Identificación fiscal del proveedor.
    Nombre Nombre del proveedor.
    Nombre Legal Nombre legal del proveedor.
    Contacto Asociado Contacto asociado al proveedor, se pueden crear con el boton QuickAdd.
    Tipo Tipo de proveedor, se pueden crear con el botón QuickAdd.
    Email Correo Electrónico del proveedor.
    Teléfono Teléfono principal del proveedor.
    Método de pago Es el método con el que se le pagará al proveedor, se pueden crear con el botón QuickAdd.
    Condición de pago Condición de pago al proveedor, se pueden crear con el botón QuickAdd.
    Impuestos Impuesto asociados al proveedor.
    Porcentaje de Rebate Porcentaje de rebate.
    Cuenta Efectivo Cuenta contable para pagos en efectivos.
    Cuenta Crédito Cuenta contable para créditos.
    Grupo Grupo al que pertenece el proveedor.
    Url Dirección URL del proveedor.
    Comentarios Comentarios asociados al proveedor.
    Retención de impuesto Permite especificar si se retienen o no los impuestos.
    Inactivo Este botón permite activar o inactivar el producto.
  5. Al crear el proveedor nuevo el sistema mostrará varias pestañas.

Importador

El importador de proveedores permite agregar o actualizar la información de los proveedores masivamente.

Para hacer uso del importador deberá seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar al módulo de Anchor desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Anchor es necesario seleccionar la opción Administración > Proveedores.
  3. Una vez dentro de la interfaz de proveedores, seleccione el botón de Importar Proveedores ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
    1. El sistema permite archivos con las extensiones del tipo XLS y XLSX.
    2. Con el botón SUBIR deberá de seleccionar el archivo que quiera utilizar.
    3. Es importante seleccionar la hoja del Excel que quiera utilizar con la opción de Worksheet.
  4. Antes de vincular la información del sistema es importante tomar lo siguiente en consideración:
    Opción Descripción
    Código Representa el código para identificar el proveedor.
    Id Identificación de fiscal del proveedor.
    Nombre Nombre del proveedor públicamente.
    Nombre Legal Nombre Legal del proveedor.
    Contacto Contacto relacionado, previamente creado en el módulo Contacts.
    Tipo Id del tipo de proveedor.
    Correo Correo Electrónico del proveedor.
    Teléfono Teléfono del proveedor.
    Método de Pago Código del método de pago.
    Condición de Pago Código de la condición de pago.
    Código de Impuestos Código de impuesto.
    Porcentaje de Rebate Porcentaje del Rebate.
    Cuenta Efectivo Código de Cuenta de Efectivo.
    Cuenta Crédito Código de Cuenta de Crédito.
    Url Dirección URL del proveedor.
    Contacto relacionado Id del contacto relacionado al proveedor.
    Cuenta de Banco IBAN Cuenta IBAN.
    Cuenta de Banco Código de la cuenta del banco.
    Cuenta Cuenta Contable al proveedor.
    Moneda Código de moneda determinada para el proveedor
  5. El terminar de vincular la información del Excel, proceda a seleccionar le botón Importar ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana de importación y al terminar se mostrará un cuadro confirmando la importación, si se hizo correctamente y la cantidad de proveedores importados.

Nota

Para actualizar información de los proveedores con el importador es importante usar el código de proveedor que está registrado en el sistema.

Acuerdos

Los acuerdos con los proveedores permiten establecer la relación de productos y precios preestablecidos entre la organización y el proveedor con el fin de agilizar el proceso de compras y que los solicitantes del sistema de cadena de abastecimiento actúen dentro de los rangos ya negociados entre las partes.

Estos acuerdos se establecen dentro de un marco temporal con una fecha de inicio y una fecha final de utilización y adicionalmente estarán disponibles siempre y cuando su estatus sea “Publicado”.

Para que un acuerdo tenga el estatus de publicado debe de ser autorizado por un nivel de supervisión que valide que la información dentro del acuerdo sea la correcta antes de ponerlo a disposición de los solicitantes.

Los acuerdos permiten seleccionar los centros de costo que tendrán acceso al mismo, siendo que un mismo proveedor puede tener un acuerdo para diferentes operaciones.

También se hace registro de cualquier cambio que se ha hecho sobre el acuerdo regresándolo inmediatamente al estado de “No Publicado”, en espera de que el nivel de supervisión apruebe los cambios para volver a ponerlo a disposición de las operaciones.

Es posible agregar adjuntos que servirán de apoyo a los administradores de los acuerdos, como contratos, hojas de cálculo, imágenes y cualquier tipo de archivo que ayuda a la adecuada justificación del acuerdo.

Las aprobaciones de los acuerdos son comunicados a los encargados de los centros de costo asignados al acuerdo.

Para gestionar los los Acuerdos:

  1. Ingresar al módulo de Anchor desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Anchor es necesario seleccionar el botón de Proveedores o Suppliers para ingresar a todas las opciones de los proveedores (Dentro de las cuales se encuentra la sección de acuerdos).
  3. Seleccionar el botón Agreements Manager en la barra lateral derecha.
  4. Una vez dentro de la pestaña de Agreements, se podrán realizar varias acciones para gestionar los acuerdos, para la búsqueda de un acuerdo lo puede realizar por medio de la barra de búsqueda ubicada al lado derecho de la pantalla y podrá buscar por medio de la información del acuerdo o por proveedor, para la creación de uno nuevo seleccionamos en el botón de New Agreement ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
  5. Al seleccionar dicho botón el sistema desplegará una pantalla donde podrá crear un acuerdo nuevo.
    Opción Descripción
    Código Representa el código del acuerdo.
    Descripción La descripción se requiere para nombrar el acuerdo
    Proveedor Proveedor relacionado al acuerdo
    Tipo
    Moneda Moneda del acuerdo
    Fecha Inicial Fecha inicial de la vigencia del acuerdo
    Fecha Final Fecha final de la vigencia del acuerdo
    Estatus Publicado/NoPublicado
    Rebate
    Comentarios Comentarios relacionados al acuerdo
    Inactivo La opción de “Inactivo” permite que un determinado acuerdo ya no sea seleccionable en la gestión de compras o en otras funcionalidades que requieran la selección de acuerdos, sin embargo, no es eliminado de la base de datos y puede seguir siendo parte de los informes y consultas donde haya sido utilizado anteriormente.
  6. Al crear el acuerdo nuevo el sistema mostrará dos pestañas nuevas debajo de inactivo (Productos y Centro de Costo).

Rebates

Un rebate es un incentivo financiero ofrecido por un proveedor a un comprador, que se otorga generalmente en forma de devolución de una parte del pago realizado por el comprador. Este tipo de incentivo es común en el ámbito empresarial y comercial y puede tomar varias formas, como descuentos, bonificaciones o reembolsos directos.

Características Principales de un Rebate:

  1. Objetivo:
    • Los rebates tienen como objetivo incentivar la compra de productos o servicios en cantidades mayores o en un período específico. También pueden ser utilizados para fidelizar a los clientes o para estimular el comportamiento de compra deseado.
  2. Cálculo:
    • El monto del rebate generalmente se calcula como un porcentaje del volumen total de compras o sobre un monto específico de ventas alcanzado durante un período determinado. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un rebate del 5% si las compras del cliente superan los $10,000 en un trimestre.
  3. Estructura:
    • Los rebates pueden ser estructurados de diferentes maneras, tales como:
      • Rebates de Volumen: Basados en la cantidad total de productos comprados.
      • Rebates por Categoría de Producto: Aplicados a compras de productos específicos.
      • Rebates de Temporada: Ofrecidos durante ciertos períodos del año.
      • Rebates de Fidelización: Otorgados a clientes que han mantenido una relación comercial a largo plazo.
  4. Pago:
    • Los rebates pueden ser pagados en efectivo, aplicados como un crédito en futuras compras o descontados de facturas pendientes. El método de pago suele estar definido en el acuerdo de rebate entre el proveedor y el comprador.

Ejemplo Práctico:

Una empresa puede acordar un rebate con su proveedor en el cual, si las compras trimestrales superan los $50,000, recibirán un rebate del 3% sobre el monto total. Si al final del trimestre las compras alcanzan los $60,000, la empresa recibiría un rebate de $1,800 ($60,000 x 0.03).

En resumen, los rebates son una herramienta estratégica tanto para proveedores como para compradores, diseñada para optimizar las ventas, fomentar relaciones comerciales sólidas y gestionar los costos de manera eficiente.

Solicitud de Cotización

El proceso paso a paso para poder realizar una cotización como proveedor.

Nota

Es importante tomar en cuenta que las cotizaciones pueden ser realizadas unicamente por aquellos proveedores que reciban el correo correspondiente.

Requisitos Previos

  1. Evitar el uso de: Internet Explorer.
  2. Navegadores recomendados: Chrome, Firefox o Edge.

Pasos para Realizar una Cotización

  1. Acceso a la Solicitud:
    • Abra el correo enviado y haga clic en el botón Ver Solicitud.
  2. Detalles de la Solicitud:
    • Comentarios de la Solicitud: Información proporcionada por el cliente.
    • Descripción del Producto: Productos a cotizar.
    • Observaciones: Detalles específicos para cada producto.
    • Unidad de Medida: Unidad requerida.
    • Cantidad Requerida: Basado en la unidad de medida.
    • Precio: Precio unitario del producto.
    • Impuesto: Impuesto aplicable.
    • Cantidad Disponible: Cantidad que puede suministrar.

    Nota

    Si desea agregar un producto nuevo diferente a los que aparecen en la lista puede hacerlo con el botón Nuevo Producto/Servicio.

  3. Ingreso de Cotización:
    • Ingrese el precio unitario y cualquier observación adicional.
    • Adjunte documentos relevantes si es necesario.
  4. Revisión y Envío::
    • Revise toda la información ingresada.
    • Haga clic en Enviar Cotización para finalizar.

Notificaciones

  • Recibirá confirmaciones por correo electrónico sobre el estado de su cotización.

Aceptación de Orden de Compra

El proceso paso a paso para poder realizar Aceptación de Orden de Compra como proveedor.

Nota

Es importante tomar en cuenta que las aceptaciones de Orden de Compra pueden ser realizadas unicamente por aquellos proveedores que reciban el correo correspondiente.

Requisitos Previos

  1. Evitar el uso de: Internet Explorer.
  2. Navegadores recomendados: Chrome, Firefox o Edge.

Pasos para Realizar una Aceptación de Orden de Compra

  1. Acceso a la Solicitud:
    • Abra el correo enviado y haga clic en el botón Ver Transacción.
  2. Detalles de la Solicitud:
    • Cantidad Aceptada: Cantidad real que puede suministrar por parte del proveedor.
    • Aceptar todoSe dan por aceptadas como posibles de suministrar por parte del proveedor.
    • Rechazar todoSe dan por rechazadas, es decir, que no pueden suministrarse todos los ítems por parte del proveedor.

    Nota

    El rechazo total iniciara el proceso de parte del cliente para seleccionar otro proveedor y en el caso de aceptaciones parciales, la confirmación de la orden de compra para el proveedor.

  3. Revisión y Envío::
    • Revise toda la información ingresada.
    • Haga clic en Enviar para finalizar.

Notificaciones

  • Recibirá confirmaciones por correo electrónico sobre el estado de la orden de compra.

Ítems

La funcionalidad de Gestión de Productos en GreyPhillips (GP) es una herramienta clave dentro de la plataforma, diseñada para facilitar el manejo eficiente y organizado del catálogo de productos de una empresa. Este módulo permite a las organizaciones gestionar toda la información relacionada con sus productos, desde su creación hasta su eventual descontinuación, garantizando una administración eficaz y actualizada de los inventarios.

  1. Registro y Actualización de Productos:
    • Alta de Productos: Permite registrar nuevos productos en el sistema con todos los detalles necesarios, como nombre, descripción, categoría, precio, código de producto y cualquier otra característica relevante.
    • Modificación de Datos: Facilita la actualización de la información del producto, asegurando que todos los detalles se mantengan precisos y actualizados en tiempo real.
  2. Categorías y Clasificación:
    • Gestión de Categorías: Organiza los productos en diferentes categorías y subcategorías, lo que facilita la búsqueda y administración del catálogo.
    • Etiquetado y Clasificación: Utiliza etiquetas y atributos personalizados para una clasificación más detallada y específica de los productos.
  3. Control de Inventarios:
    • Seguimiento de Inventario: Monitorea y gestiona los niveles de inventario en tiempo real, permitiendo conocer la cantidad disponible de cada producto en diferentes ubicaciones.
    • Alertas de Reabastecimiento: Configura alertas para notificar cuando los niveles de inventario caen por debajo de un umbral determinado, facilitando la planificación de reabastecimientos.
  4. Precios y Descuentos:
    • Gestión de Precios: Administra los precios de los productos, incluyendo precios base, precios por volumen y precios promocionales.
    • Descuentos y Promociones: Configura y aplica descuentos y promociones temporales para fomentar las ventas y liquidar inventarios.
  5. Documentación y Medios:
    • Adjunto de Documentos: Permite adjuntar documentos relevantes como manuales, fichas técnicas y certificados de calidad a cada producto.
    • Galería de Imágenes: Gestiona imágenes y otros medios visuales asociados a los productos, mejorando la presentación y la información disponible para los usuarios y clientes.
  6. Gestión de Proveedores:
    • Vinculación con Proveedores: Relaciona cada producto con su(s) proveedor(es), facilitando la gestión de la cadena de suministro y el seguimiento de los pedidos.
    • Historial de Compras: Mantiene un historial detallado de las compras y transacciones realizadas para cada producto.
  7. Informes y Análisis:
    • Generación de Informes: Crea informes detallados sobre el estado del inventario, ventas, y rendimiento de los productos.
    • Análisis de Datos: Proporciona herramientas de análisis para evaluar el desempeño de los productos y tomar decisiones informadas basadas en datos.

La funcionalidad de Gestión de Productos en GreyPhillips está diseñada para ser una solución robusta y flexible que se adapta a las necesidades específicas de cada organización, mejorando la eficiencia operativa y optimizando la administración del catálogo de productos

Gestión de ítems

  1. Ingresar al módulo de Anchor desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Anchor es necesario seleccionar la opción de Administración > Productos para iniciar la gestión de los productos.
  3. Una vez dentro de la pestaña de Productos, se podrán realizar varias acciones para gestionar los productos, para la búsqueda de un producto lo puede realizar por medio de la barra de búsqueda ubicada al lado derecho de la pantalla con la información del producto; para la creación de uno nuevo seleccionamos en el botón de Nuevo Producto, ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
  4. Al seleccionar dicho botón el sistema desplegará una pantalla donde podrá crear un producto nuevo.
    Opción Descripción
    Código Representa el código del producto.
    Código EAN13 Código EAN13 del producto
    Descripción Nombre o descripción del producto.
    Observaciones Cualquier observación que se necesite relacionar al producto.
    Tipo Tipo de producto (Los tipos se pueden crear con el botón QuickAdd).
    Categoría Categoría a la que pertenece el producto. (Las categorías se pueden crear con el botón QuickAdd).
    Familia Familia del producto (Las familias se pueden crear con el botón QuickAdd).
    Cuenta Permite vincular el producto con alguna cuenta contable.
    Medida Máster En este campo le decimos al sistema cual es la medida máster del producto (Las medidas se pueden crear con el botón QuickAdd).
    Medida por defecto Medida defecto del producto (Las medidas se pueden crear con el botón QuickAdd).
    Cantidad por defecto Cantidad por defecto del producto.
    Descuento Máximo Descuento máximo del producto.
    Porcentaje Excedente recepción Porcentaje de excedente o Rebate.
    Impuesto incluido Permite determinar si el impuesto de venta está incluido o no.
    Inactivo Este botón permite activar o inactivar el producto.
  5. Al crear el producto nuevo el sistema mostrará varias pestañas en la parte de abajo.

Los ítems pueden tener una o más imágenes relacionadas, estas sirven a diferentes propósitos, así, cuando se usa la plataforma para gestionar los sistemas de venta en línea o para el registro de evidencia, como daños o para fines ilustrativos que facilitan la inspección visual de los inventarios en movimiento.

Importador

El importador de Productos nos permite crear, o modificar de forma masiva la información de los productos.

Para hacer uso del importador deberá seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar al módulo de Anchor desde la pantalla principal o desde el menú lateral (Menú tipo hamburguesa de tres líneas).
  2. Dentro del módulo de Anchor es necesario seleccionar el botón de Productos para ingresar a todas las opciones de los productos.
  3. Una vez dentro de la pestaña de productos, se encuentra el botón de Importar... ubicado en la barra lateral derecha de su pantalla.
    1. El sistema permite archivos con las extensiones del tipo XLS y XLSX.
    2. Con el botón UPLOAD deberá de seleccionar el archivo que quiera utilizar.
    3. Es importante seleccionar la hoja del Excel que quiera utilizar con la opción de Worksheet.
  4. Antes de vincular la información del sistema es importante tomar lo siguiente en consideración:
    Opción Descripción
    Código Representa el código del del producto.
    Código EAN13 Código EAN13 del producto.
    Descripción Nombre del producto.
    Observaciones Observaciones del producto
    Tipo de Código Código del tipo de producto.
    Código de Categoría Código de la categoría del producto.
    Código de Familia Código de la familia del producto.
    Código Genérico Código genérico del producto.
    Código de Cuenta Cuenta Contable del producto.
    Código de medida maestro Código de la unidad de medida maestra del producto,
    Código de medida predeterminada Código de la unidad de medida predeterminada del producto.
    Cantidad predeterminada Cantidad predeterminada del producto.
    Descuento Máximo Descuento máximo del producto.
    Excedente Excedente de recepción de producto.
  5. Al terminar de vincular la información del Excel, proceda a seleccionar le botón Import ubicado en la esquina inferior derecha del cuadro de importación y al terminar el sistema mostrará un cuadro confirmando si la importación se hizo correctamente y la cantidad de centros de costo importados o actualizados.

Nota

Para actualizar información de los productos con el importador es importante usar el código de producto que está en el sistema.

Mínimos y Máximos

El sistema puede controlar cuando un ítem sobrepasa los límites establecidos por el rango de un mínimo y un máximo, así que cuando los movimientos de inventario son ejecutados, también son automáticamente revisados estos rangos para los ítems donde haya sido establecido y así crear alertas automáticas al encargado de la ubicación.

El sistema notificará a los encargados de las ubicaciones, ya sea por correo electrónico o por mensaje de texto (SMS), para que estos puedan actuar preventivamente y mantener el correcto funcionamiento de la operación.

Catálogo de bienes y servicios

¿Qué es CaByS?

El CaByS es un catálogo que agrupa los bienes y servicios en categorías jerarquizadas y asigna un código a cada uno: inicia con 10 categorías generales y se va ampliando a más de 20.000 productos. El código de las categorías generales está compuesto por 1 dígito, el de la siguiente por 2 dígitos y así sucesivamente hasta llegar a los productos identificados por 13 dígitos.

Los obligados tributarios deberán utilizar el Catálogo de bienes y servicios (CaByS) de forma obligatoria en los comprobantes electrónicos a partir del 1 de diciembre de 2020.

El Catálogo de bienes y servicios (CaByS) se utiliza para la codificación de bienes y servicios que se comercializan en el mercado nacional.

Por tal motivo, en este documento se explica que considerar respecto al catálogo de productos y servicios:

  • Identifique cual es la numeración correspondiente para cada uno de los bienes y/o servicios que usted o su empresa venda o comercialice.
  • En caso de duda con la clasificación de alguno de sus bienes o servicios, se le recomienda aclarar la duda con la administración tributaria, con el fin de evitar inconvenientes en el futuro.
  • Recuerde este cambio entró en vigor el 1 de diciembre del 2020, por lo tanto.

A continuación, le informamos cómo realizar el proceso de actualización de su catálogo de productos y servicios para la incorporación de este código en la misma.

  1. Abra en el navegador la plataforma GreyPhillips y diríjase al módulo Anchor, seguidamente diríjase a la sección de Administración > Productos, posteriormente seleccione el producto a través del icono de edición (lápiz) al lado izquierdo de cada ítem, de este para configurar en este el código CaByS.
  2. En el campo Código EDI, podrá anotar el respectivo código CaByS. En caso de no contar con dicho código, puede usar el acceso por medio de un botón denominado EDI Query, que permite la consulta de estos conectándose al Ministerio de Hacienda.
  3. Al ingresar a la interfaz de consulta de la opción EDI Query, encontrará una lista desplegable en la cual podrá verificar o consultar por código, o bien, hacer la consulta del código usando la descripción del producto.
  4. Al hacer la búsqueda por descripción, se mostrará el listado de ítems que puedan contener una semejanza con lo indicado, aquí puede confirmar el impuesto que rige para el mismo. Si selecciona el ítem usando la flecha de la columna a la derecha, el sistema regresara el código a la interfaz de administración de los ítems.
  5. Verificar que haya retornado el código correcto en el campo Código EDI, y finalmente proceda a guardar los cambios.

Nota

En caso de no tener seguridad del código a utilizar, recomendamos dirigirse a la plataforma que ha dispuesto el Ministerio de Hacienda para este propósito.

Clientes

El módulo de clientes de la plataforma GreyPhillips es una herramienta integral diseñada para gestionar todas las interacciones y datos relevantes de los clientes de manera eficiente y centralizada. Este módulo permite a las empresas administrar su cartera de clientes, mejorar la relación con ellos y optimizar los procesos de ventas y servicios.

  1. Gestión de Información de Clientes:
    • Almacenamiento centralizado de datos de clientes, incluyendo información de contacto, historial de compras, preferencias y comunicaciones.
    • Capacidad para categorizar y segmentar clientes según diferentes criterios, facilitando la personalización de campañas y ofertas.
  2. Seguimiento de Interacciones:
    • Registro detallado de todas las interacciones con los clientes, como llamadas, correos electrónicos y reuniones.
    • Integración con sistemas de comunicación para un seguimiento automático y preciso de las actividades.
  3. Análisis y Reportes:
    • Generación de informes detallados sobre el comportamiento de los clientes, tendencias de compras y efectividad de campañas.
  4. Automatización de Procesos:
    • Automatización de tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento y recordatorios de citas.
    • Integración con el módulo de marketing para la automatización de campañas y gestión de leads.
  5. Soporte y Servicio al Cliente:
    • Sistema de tickets para la gestión de solicitudes y problemas de los clientes, asegurando una resolución rápida y eficiente.

El módulo de clientes de GreyPhillips es esencial para cualquier empresa que busque fortalecer sus relaciones con los clientes, incrementar su satisfacción y fidelidad, y optimizar sus operaciones de ventas y servicios.

Anchor QR

El módulo de clientes de la plataforma GreyPhillips es una herramienta integral diseñada para gestionar todas las interacciones y datos relevantes de los clientes de manera eficiente y centralizada. Este módulo permite a las empresas administrar su cartera de clientes, mejorar la relación con ellos y optimizar los procesos de ventas y servicios.

Instalación y licencia de la aplicación

Ingresar al Play Store de Android y buscar e instalar la aplicación llamada GreyPhillips Quick Review

Google Play: Teamwork QR.

Una vez concluida la instalación, proceder a abrir la misma. Luego proceder a asignar el Service Tag que se le asignó para la misma y posteriormente presionar el boton validar.

Acceso del usuario

Una vez realizado el proceso de validación del Service Tag, deberá ingresar el dominio (Sodexo), usuario y contraseña, correspondientes.

Revisión de Transacciones

Una vez que ingrese, podrá visualizar la siguiente pantalla para iniciar el proceso de selección de transacciones. La misma presenta varias secciones las cuales se explicará a detalle.

La aplicación por defecto mostrará las transacciones del presente día.

  1. Permite desplegar el calendario para localizar transacciones de una fecha específica.
  2. Permite quitar absolutamente todo filtro de fecha y mostrar todas las transacciones.
  3. Área donde se mostrarán las transacciones.
  4. Búsqueda de transacciones.

Una vez que se despliegan las transacciones según el centro de costos relacionado al usuario, se procede a localizar la factura correspondiente y se selecciona para ingresar a la misma.

Explicación de cada sección, para el proceso de recepción:

  1. Combo de Selección el Centro de Costo que corresponda, o bien, si el contacto de usuario está asignado a un solo centro de costo, por defecto se mostrará el único al que tiene acceso.
  2. Combo de selección de la orden de compra correspondiente a relacionar con la factura seleccionada. En este sólo se mostrarán OC correspondientes al mismo proveedor de la factura.
  3. Muestra la condición del IVA
  4. Selecciona el tipo de movimiento para aplicar el ingreso del inventario. Si sólo tiene acceso a un tipo, por defecto este se mostrará automáticamente.
  5. Combo para seleccionar la Bodega destino de los productos de la factura a recibir.
  6. Esta sección mostrará información adicional de la factura.
  7. En la parte inferior de la pantalla podrá seleccionar la opción de cancelar y retornar a la página de inicio o seleccionar verificar y proceder a la siguiente etapa de validación de los productos.

Al igresar encontrará el detalle de los productos correspondientes a la Orden de compra seleccionada para dicha factura. Por cada registro podrá realizar las siguientes opciones:

  1. Aceptada: Campo para indicar la cantidad a recibir, o sea, que se acepta.
  2. Rechazada: Permite indicar la cantidad de unidades a rechazar en la recepción del producto.
  3. Precio: Muestra el valor del precio unitario sin impuesto.
  4. Precio revisado: Permite confirmar el costo unitario en el proceso de recepción.

Para los 3 campo editables por registro, existe la posibilidad de validar la totalidad para estos campos, deslizando el registro hacia la izquierda.

  1. Botón para aceptar la totalidad.
  2. Botón para rechazar la totalidad.
  3. Boton para verificar que el precio es el mismo.

Otras opciones y procesamiento

  1. Acceso a la galeria de adjuntos (imágenes, videos, firma o audios).
  2. Acceso a colocar notas sobre la transacción en que se está trabajando.
  3. Botón de acceso a las funcionalidades extra y de procesamiento de la transacción. A continuación se detalla cada una de sus funciones.
Opción Descripción
Borrar o desechar la transacción que se está revisando.
Permite aduntar imágenes o videos, desde la galería o bien directamete usando la cámara, tambien documentos como Pdf.
Permite agregar notas de voz.
Permite la finalización / conclusión o procesamiento de la transacción.

Por otra parte, en la esquina superior derecha se haya una sección para administrar los archivos que se han adjutado por medio de las herramientas respectiva.

Desde esta sección podrá gestionar los archivos previamente cargados.

Restablecimiento de Contraseña

Una vez realizado el proceso de validación del Service Tag, deberá ingresar el dominio correspondiente, usuario y contraseña, correspondientes.

  1. En la pantalla de inicio se procede a seleccionar la opción en pantalla que indica: ¿Olvidó su contraseña?
  2. Seguidamente coloque el domino y el usuario correspondiente
  3. Seguidamente la aplicación mostrará en la parte inferior un mensaje indicando: Se ha enviado el PIN correctamente.
  4. Posteriormente debe revisar el correo que tiene relacionado al usuario.
  5. Posteriormente debe a colocar los datos en la pantalla de inicio, colocando el PIN como contraseña. Al ejecutar ENTRAR se le desplegará una nueva sección.
  6. En los 2 nuevos combos de texto, debe de colocar su nueva contraseña, la cual debe cumplir con los criterios que se indican, y posteriormente ejecutar el botón de ENTRAR.
  7. Finalmente, el sistema ingresa a la plataforma.