por Raul Araya V.2021.03.24
Lo mas importante para gestionar eficientemente la organización es saber ¿quién hace que?, a partir de aquí se establecen los flujos de trabajo que son básicamente la forma de asegurar que las tareas se hagan de la forma correcta y que no queden cabos sueltos en el camino.
Las personas dentro de la organización nunca funcionan como islas, la mayoría de las veces una tarea requiere de concurso de varias personas, entre las que hacen y las que validan y autorizan.
Siempre que sea posible debe de establecerse con claridad que usuarios participan de cada proceso, que tipo de información puede ver y que información puede administrar, así que se establecen los procesos, los tipos de documento, los campos personalizados y el flujo de trabajo que debe de seguirse, también el tiempo asignado para completar estas tareas y quien debe ser notificado del avance o del retraso de las tareas.
Los procesos son como burbujas funcionales, a veces, pueden representar departamentos, pero casi siempre son funciones específicas, si se tratara de pasteles, los procesos pueden ser “hornear”, “decoración”, “verificación”, “Empaque” y “Despacho”, etc.
Usualmente los procesos de las organizaciones corporativas relacionados a compras, pueden incluir el registro de nuevos proveedores, solicitudes de compra, solicitudes de cotización, verificación de cotizaciones, evaluación de propuestas, generación de ordenes de compra, recepción de compras, gestión de inventario, etc.
Si se usara de ejemplo los departamentos de gestión de recursos humanos estos pueden incluir desde el registro y evaluación de candidatos, solicitudes de vacaciones, gestión de horas extra, etc.
Estos ejemplos pueden ser algo genéricos, sin embargo, cada organización sabe mejor que nadie más que pasos deben de seguirse para que se mantenga la efectiva ejecución de sus tareas y en no pocas ocasiones ayudan a la obligación de estándares de servicio y control de acuerdos de nivel de servicio para los casos donde estos flujos son utilizados para la administración de mesas de ayuda.
Los tipos de tarea permite que estas se puedan clasificar para diversas necesidades, donde por ejemplo, para los flujos necesarios para los departamentos de recursos humanos, no es lo mismo una solicitud de vacaciones al trámite de justificación de atención médica, usando los tipos de tareas también es posible llevar un control correcto de las tareas pendientes además es posible darle acceso a los tipos de tarea a usuarios de perfiles específicos.
Los campos personalizados son campos administrables que pueden ser de diferentes tipos, ya sean de texto, numéricos, fechas, consulta a base de datos, de opción única o múltiple, entre otros y pueden configurarse para que se comporten de la manera requerida usando configuraciones que delimiten el acceso de los datos por parte de los usuarios.
Estos campos se pueden asignar a los tipos de tarea y darle acceso visual, de edición o restricción total de acceso al usuario según el perfil.
Los campos personalizados registran la bitácora de cambios conforme estos cambios van sucediendo, registrando, quien, donde y cuando estos cambios fueron hechos por un usuario con permiso para hacerlo.
Los flujos de trabajo son la relación entre procesos, luego estos se delimitan por los tipos de documentos que pueden ser asignados a estos procesos y lo permitido según el perfil del usuario, esta relación entre procesos, puede ir en una sola dirección o de ida y vuelta, esto permite que los usuario puedan mover las tareas únicamente por los caminos establecidos para obligar al correcto proceder.
Por supuesto, que dependerá de cada caso, por ejemplo, una tarea podría ser movida a una de las opciones que se hayan configurado y estar limitadas a las acciones posibles, como poder cerrar la tarea o hacer notificaciones.
Las posibilidades son prácticamente ilimitadas y los usuarios pueden empezar a recibir beneficios inmediatos, en todos los casos se busca la efectividad pero sin dejar de lado la eficiencia.