Inventarios

por Raul Araya V.2021.03.31

Lo más importante para gestionar eficientemente los inventarios de la organización, es saber ¿Dónde debe estar qué?, a partir de aquí se establecen la estructura de la ubicaciones, que es básicamente la forma de asegurar que los ítems se registren de forma correcta y sea fácil de ubicar para los usuarios.

Las gestión de los inventarios es una importante labor de cuidado del capital, todo acción que se haga usando nuestra plataforma, registra detalladamente los cambios, es decir, “donde”, “cuando” y “quien” interviene en la gestión de los datos, así como las funciones que a su vez son accesibles únicamente a través de perfiles de acceso que conceden autorización a los usuarios involucrados a partes especificas del sistema, así como el acceso restringido de la información que pueden ver o editar.

La clave para un buen control de los inventarios

Ya sean inventarios de materia prima, productos para la venta o insumos, es posible tener el mejor control posible siempre que se piense en este de manera práctica, muchas veces se quiere controlar tanto que se vuelve muy costoso, incluso mas que aquello que se quiere controlar, por lo que ningún sistema de gestión debe ser complejo y mucho menos ser relevante a nivel de costos, por lo que las herramientas que ayudan a sistematizar a su vez deben ser prácticas, ordenas, fáciles de aprender pero sobre todo precisas.

¿Así que! La gestión de inventarios puede ayudarlo a hacer lo que hay que hacer de forma más efectiva?

1. Operaciones

Para el control correcto de los inventarios lo fundamental es que la estructura de ubicaciones sea escalable y flexible pero sobre todo simple de comprender para todos los involucrados, nuestra plataforma inicia con las Operaciones, estas usualmente pueden representar ubicaciones geográficamente distribuidas y pueden ser razones sociales diferentes o ser parte de la misma.

Estas Operaciones son las que a su vez, agrupan a conjuntos de centros de costo y los centros de costo son capaces de agrupar las ubicaciones específicas, estas últimas pueden ser bodegas, pisos de servicio, espacios virtualizados, etc. por ejemplo: Bodega de Materia Prima, Cocina, Piso de Servicio (Venta al público), almacén de producto dañado, pasillos, estantes o cajas entre muchos otros.

2. Ubicaciones

Las ubicaciones también, pueden tener una estructura de subordinación, como bodegas padre, sin límite de niveles, que también hacen la función de agrupación de los productos, donde sea necesario considerar los inventarios tan detallados o generales como lo requiera la organización.

3. Ítems

Los ítems son la base del sistema de inventarios, estos pueden ser productos estandarizados por la industria o pueden corresponder a productos manejados de manera particular, por lo que es posible agregar códigos de uso interno y códigos regulados por hacienda o por las entidades internacionales correspondientes, en la actualidad la mayoría de los ítems son adquiridos de proveedores formales cuyos productos deben de cumplir con las exigencias propias del mercado en general.

Estos ítems pueden ser categorizados de múltiples maneras, según cada caso, es posible que las características más comunes pueden ser: Color, Marca, Modelo, Tamaño, Familia, Categoría, Material y un sin número de posibilidades propias de cada uno; estas características permiten agrupar los productos virtualmente de cualquier manera y así responder a preguntas como: ¿Cuántas cajas azules por Centro de Costo?, ¿Cuántas ítems medianos, de plástico por ubicación? O ¿Cuántos de estos productos hay sido movidos de la ubicación 1 a la 5.

Los ítems pueden tener una o más imágenes relacionadas, estas sirven a diferentes propósitos, así, cuando se usa la plataforma para gestionar los sistemas de venta en línea o para el registro de evidencia como daños o para fines ilustrativos que facilitan la inspección visual de los inventarios en movimiento.

4. Movimientos de Inventarios

Los movimientos de inventario o Inventory Movement Request (IMR), son las transacciones que permiten registrar correctamente las entradas y salidas de los ítems entre las ubicaciones previamente establecidas, estos movimientos establecen claramente de donde salen y hacia a donde van, afectando sus respectivos centros de costo y por supuesto los costos asociados a los ítems.

Los ítems de estos movimientos puedes ser registrados de manera manual por el usuario, por medio de la carga de Excel, usando interfaces API para recoger los datos de otros sistemas y también usando nuestras aplicaciones móviles y sistemas relacionados como GreyPhillips Operations para Windows.

Los IMR se pueden categorizar según su naturaleza, estos tipos de movimiento llevan su propio control y pueden ser restringidos según el usuario y se pueden además establecer límites respecto al alcance de los cambios que un usuario debe ser capaz de realizar antes de requerir autorización superior.

Un IMR, puede mantenerse en borrador para ser completado más tarde y dependiendo del caso, si el usuario tiene autorización preestablecida para proceder, el sistema creara el movimiento de inventario final, en los casos donde no sea posible continuar debido a las restricciones, el sistema moverá una tarea al encargado para que este a su vez aplique su propio nivel de autorización.

Los movimientos entre dos ubicaciones se relacionan automáticamente, de forma que las salidas y las entradas comparten un dato de cruce, de esta forma es posible saber cuando los movimientos están en ”Transito” y cuando ya han sido aplicados por los usuarios encargados.

Adicionalmente es posible asociar documentación extra que sea necesaria para acreditar el movimiento de inventario, ya sean documentos digitalizados, imágenes, hojas de cálculo (Estas se agregan automáticamente cuando se usa la función de importación por medio de Excel), etc.

5. Tomas Físicas

Las gestión de inventarios requiere de verificaciones, que aseguren que los inventarios estén ubicados donde correspondan y al mismo tiempo determinar faltantes o sobrantes, particularmente cuando se trata con inventarios sujetos a cambios por desgaste.

Las tomas físicas están pensadas para que los usuarios puedan rápidamente verificar los inventarios y registrar las cantidades reales, por medio de la comparación del registro del sistema con el registro dado por el usuario autorizado, el sistema es capaz de crear los movimientos de inventario que hagan el ajuste a la nueva cantidad, ya sean entradas o salidas siempre que el nivel de autorización del usuario lo permita.

El levantado de los inventarios puede ser hecho de forma manual por parte del usuario, cargando una hoja de Excel y usando dispositivos móviles en línea o fuera de línea.

Nuestras aplicaciones para dispositivos móviles con Android, están creadas para gestionar los inventarios de forma más eficiente y se conectan directamente a las plataformas en la nube para administrar los inventarios en tiempo real, ya sea para Alistado de productos, movimientos de inventarios y tomas físicas.

Adicionalmente también es posible usar dispositivos fuera de línea, que resultan prácticos según el ambiente donde deban operar, estos capturan toda la información de manera local en el dispositivo y luego el usuario puede hacer el proceso de descarga y subida de los datos a la plataforma en línea.

6. Mínimos y Máximos

El sistema puede controlar cuando un ítem sobrepasa los límites establecidos por el rango de un mínimo y un máximo, así que cuando los movimientos de inventario son ejecutadas, también son automáticamente revisados estos rangos para los ítems donde haya sido establecido y así crear alertas automáticas al encargado de la ubicación particular.

El sistema se encarga de notificar a los encargados de las ubicaciones, ya sea por correo electrónico o por mensaje de texto (SMS), para que estos puedan actuar preventivamente y mantener el correcto funcionamiento de la operación.

La gestión de los inventarios no deja de ser una labor compleja por eso nuestro objetivo es mantenerlo lo mas simple posible para los usuarios al tiempo que se mantienen los controles mas estrictos sobre el capital de la organización.