Pensado para que su organización optimice el control sobre las tareas delegadas 

Permitiendo crear y asignar tareas a individuos y a grupos de trabajo. Nuestra plataforma permite la creación de grupos de trabajo, la relación entre ellos, la asignación del personal a cada equipo y el flujo de tareas a través de la organización y sus múltiples departamentos, equilibra la carga de trabajo entre los miembros de un grupo y establece su debido nivel de prioridad.

Teamwork

Business Process Management 

GreyPhillips Teamwork es una combinación de Software, Infraestructura y Servicios, pensado para que su organización optimice el control sobre las tareas delegadas, permitiendo crear y asignar tareas a individuos y a grupos de trabajo. Nuestra plataforma permite la creación de grupos de trabajo, la relación entre ellos, la asignación del personal a cada equipo y el flujo de tareas a través de la organización y sus múltiples departamentos, equilibra la carga de trabajo entre los miembros de un grupo y establece su debido nivel de prioridad.

Procesos

Bandejas de trabajo

Los procesos de la organización pueden ser definidos según cada necesidad y se representan como bandejas de trabajo que pueden ser configuradas para funcionalidades especiales y para la adecuada gestión de las tareas de los equipos de trabajo.

Tipos de documento

Documentos por perfil con campos personalizados

Cada tipo de documento puede ser creado, según cada requerimiento en particular, el sistema lleva el consecutivo del documento para cada cual, y es posible configurar campos personalizados, estos campos permiten un muy amplio rango de acción, además de que pueden ser asignados a usuarios según su perfil.

Flujos de trabajo

Flujos de trabajo configurables

Los flujos de proceso permiten enlazar los documentos y los tipos de documento, a la vez que permite definir la forma en que deben de comportarse, las autorizaciones posibles según el perfil del usuario y la generación de notificaciones automáticas.

Sellos electrónicos

Diseño de captura según se requiera

Durante los procesos de las tareas, muchas veces resulta necesario que se hagan aprobaciones rápidamente y de manera segura.  En lugar de escribir repetitivos textos de visto bueno, estas aprobaciones o rechazos puedes ser relacionadas a los documentos tal como lo haría con un sello físico, sin embargo, a diferencia de los sellos físicos, los sellos electrónicos pueden ser signados a una o varias personas quienes serias las únicas que pueden utilizarlos.

Documentos Confidenciales

Privacidad de la información sensible

Según el tipo de organización, hay información que resulta de valor confidencial, donde solo unas pocas personas deben de tener acceso a tales materiales, en estos casos los contenidos de los documentos no pueden ser visualizados desde las vistas de control o desde expedientes.  Únicamente pueden ser vistos por asignación directa al usuario.

Tableros de Control

Información en tiempo real

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Interfaces

Información en tiempo real

Dashboards

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Características

Tipos de documento

  • Creación de tareas con formatos pre-establecidos.
  • Asignación de tareas según el flujo de trabajo.
  • Priorización.
  • Opción de espera de acuerdo a la carga de trabajo.
  • Capacidad de asignación de máximos por proceso y usuario.
  • Adjunto de archivos. 
  • Sección de comentarios adicionales.
  • Asignación de Etiquetas (Tags).
  • Opción de Pausa.
  • Asignación de icono.
  • Unificación de tareas por expediente.
  • Asignación de tiempos predeterminados. (Inicio y Fin).
  • Registro histórico de tiempos y movimientos.
  • Visualización en formato de agenda. (Requiere GreyPhillips Agenda).
  • Notificaciones automáticas indicando el avance (Requiere GreyPhillips Communicator).
  • Diseño de formatos para cada tipo de documento requerido
  • Asignación de consecutivo

Flujos de trabajo

  • Manejo de Grupos
  • Interacciones entre grupos
  • Asignación del participantes a cada grupo
  • Asignación de permisos al grupo para cambio de fechas y finalización de tarea

Campos personalizados

Los campos personalizados son una manera excelente de construir requerimientos para cada caso, donde según las necesidades podrían capturarse datos obligatorios, seleccionar información a travésde listas desplegables, disparar acciones que ejecuten otras funciones dentro de la plataforma y en general organizar la información de cada tipo de tarea como parezca mejor, permitiendo que cada organización establezca su propio conjunto de políticas y reglas que deben respetarse.

developer_mode

Integración de la plataforma para desarrolladores

Teamwork puede ser integrado pordesarrolladores a través de su completo juego de funciones para Web Services,lo que permite crear virtualmente cualquier aplicación que use lasfuncionalidades de nuestra plataforma de servicios, desde crear un nuevocontacto, hasta las más complejas funciones relacionadas a las tareas y flujosde trabajo.

Tiempos y movimientos

El sistema hace el registro del tiempo y los lugares por donde pasa cada tarea, a su vez es capaz de calcular el costo implícito en cada operación.  Esta funcionalidad permite crear índices que ayuden a mejorar la gestión interna identificando donde deban hacerse mejoras y midiendo el rendimiento de cada usuario según los grupos a los que pertenezca.

Sellos por usuario

Los sellos permiten que a la tarea se les pueda asignar un o más sellos, tal y como si se tratara de un documento físico, estos sellos sirven para que el usuario pueda hacer autorizaciones o indicaciones según sea el criterio de uso, estos sellos le son asignados a los usuarios para su uso personal, haciendo que el sistema registre el momento y lugar de la asignación de los mismos a la tarea, estos indicadores visuales serán de gran utilidad en los siguientes pasos ya que son visibles a los usuarios de los siguientes pasos del flujo de trabajo.

Sellos por usuario

La relación Proceso-Documento, le va a permitiral Teamwork poder definir si un documento puede ser movido hacia un proceso en especial, al mismo tiempo que define qué tipos de documentos pueden ser abiertos desde que procesos en particular, es decir, aunque exista una vinculación entre procesos, por ejemplo, entre servicio al cliente y soporte técnico, podría requerirse que solo cierto tipo de documentos puedan transitar entre ambos procesos, dándole con esto una capa más de control sobre como circulan los tipos de tarea dentro de la organización.

Servicios relacionados

Aproveche todas las ventajas de nuestra plataforma, con los productos relacionados se puede obtener el máximo provecho y así conseguir de mejor manera cumplir con su tarea del día.

Agenda

Administración de agendas

Agenda, permite que las reuniones y la gestión del tiempo de los colaboradores sea más efectiva, esta le notificará automáticamente por medio de correo electrónico y/o SMS. También se integra con "WAZE" y permite administrar desde un punto central la agenda de todos en la organización.

Communicator

Promociones y Notificaciones por Correo y SMS

Communicator puede enviar grandes volúmenes de información a través de correo electrónico y SMS, ayudando a las estrategias de comunicaciones de la organización, ya sea para propósitos promocionales o bien para comunicaciones específicas, como vencimientos de transacciones, recordatorios y felicitaciones.

Contacts

segmentación de los contactos

Contacts consigue acumular y clasificar la información de los clientes, estas segmentaciones ayudan a la organización a entender mejor a su público meta y a preparar estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos establecidos.

Bot

Inteligencia artificial y servicios cognitivos

Los Bots ayudan a la organización a llevar los niveles de servicio mucho más lejos, estando disponibles 24 horas al día, los usuarios que requieran información pueden recibirla de forma inmediata y conforme pase el tiempo estos van aprendiendo de la interacción y del entrenamiento especializado.

Kronos

Control de Tiempo Asistencia del Personal

Kronos apoya la gestión y el cumplimiento de las normas de la organización a través de la huella digital del personal, se consigue levar un estricto control de tiempo y asistencia.

Solicitar una presentación

En caso de que desee agendar una presentación, por favor siéntase libre de hacerlo usando el formulario disponible en el botón más abajo, así nuestro departamento de servicio podrá ponerse en contacto tan pronto sea posible, y así coordinar lo necesario.  Muchas gracias.