La gestión para el control correcto de la cadena de abastecimiento resulta una tarea que en principio no debería suponer un reto técnico importante, sin embargo, dependiendo del tamaño de la organización, es posible que las cosas simples se vuelvan muy demandantes, siendo cada vez más importante delegar en los procesos automáticos la creación de reportes de control y minimizando el esfuerzo requerido en cada paso de los procedimientos.
La clave para un adecuado control de la cadena de abastecimiento
La importancia de un de un sistema de gestión con amplia experiencia y robusto que permita gestionar de manera segura y disponible desde cualquier lugar, es la clave para que la gestión relacionada al control de la cadena de abastecimiento sea ágil y precisa. Si, además, se agregan tecnologías que simplifiquen los procedimientos y que permitan tener la tarea hecha con menos pasos y en tiempo real, permitirá sumar valor a las operaciones reduciendo al máximo el esfuerzo requerido.
¿Así que! La gestión de la cadena de abastecimiento puede ayudarlo a hacer lo que hay que hacer de forma más efectiva?
1. Operaciones, Centros de Costo y Ubicaciones
Para el control correcto de las transacciones de las compras y sus derivaciones, es que la estructura de la organización sea escalable y flexible, pero sobre todo simple de comprender para todos los involucrados, nuestra plataforma inicia con las Operaciones, estas usualmente pueden representar ubicaciones geográficamente distribuidas y pueden o no ser razones sociales diferentes.
Estas operaciones son las que a su vez agrupan a conjuntos de centros de costo y los centros de costo son capaces de agrupar las ubicaciones específicas.
2. Registro de Proveedores
El adecuando registro de proveedores permite que la organización tenga una manera correcta de medir los resultados de las compras y su relación con los proveedores y así poder mantener altos los niveles de rendimiento de cada asociado a la cadena de abastecimiento.
Por lo tanto, es necesario, que el registro se haga de la manera más precisa posible partiendo incluso de la vinculación con las transacciones originales.
Cada organización puede tener requerimientos únicos para sus proveedores y estos pueden ser establecidos en nuestra plataforma para asegurar que se cumplan las validaciones necesarias.
3. Gestión de las Compras
La gestión de las solicitudes nace con los mismos solicitantes, estos tendrán disponibles una serie de posibilidades para realizar las solicitudes al departamento de compras que antes es posible que necesiten superar las condiciones preestablecidas, de tal forma que cuando lleguen a los departamentos correspondientes estas transacciones hayan sido comprobadas por la plataforma como viables, ya sea porque están dentro de las posibilidades de un presupuesto o porque se cumple con los acuerdos previos con los proveedores.
Los tipos de transacciones con los que puede arrancar un proceso de compras son:
Solicitud de Información – Request for Information (RFI)
Solicitud de Cotización – Request for Quotation (RFQ)
Solicitud de Compra – Purchase Requisition (PR)
Simple
Con Cotización Aprobada
Con Proveedor Referido
Orden de Compra – Purchase Order (PO)
Las transacciones son evaluadas siempre dentro de una serie de posibilidades como el uso de presupuestos y acuerdos con los proveedores:
4. Flujos de Aprobación
Los flujos de aprobación por las que debe de pasar, desde las solicitudes de registro de nuevos proveedores hasta la aprobación de las solicitudes de compra son únicos para cada organización.
Se crean las tareas y se asignan a la bandeja de trabajo de quien corresponda según el flujo establecido, así como también el usuario es notificado por correo de la asignación de estas tareas al mismo tiempo que envía recordatorios de los pendientes a fin de poderle dar cumplimiento a las especificaciones de tiempo predefinidas.
El flujo de aprobación espera recoger la evidencia del cumplimiento de los requerimientos internos, por esto la plataforma provee mecanismo de firmado electrónico que permiten evidenciar que la transacción paso por los puntos de control al tiempo que conscientemente recibió las aprobaciones necesarias para poder avanzar.
Nuestra plataforma, permite modelar cada flujo de manera independiente y aunque esta basado en las mejores prácticas, estas pueden ser adaptadas para cumplir con los requerimientos internos y asegurar el correcto cumplimiento de todos los pasos necesarios.
5. Recepción de la factura y su relación con la Orden de Compra
Cuando se usa nuestro sistema de recepción de facturas electrónicas, es posible hacer la vinculación con la orden de compra ya sea de manera automática o manual. Si el proveedor proporciona una transacción que cumpla con los requerimientos de información de la orden de compra preestablecidos, la plataforma es capaz de hacer la relación la transacción de la factura con su respectiva orden de compra, en caso contrario el usuario que recibe la transacción puede hacer la vinculación seleccionado entre las ordenes activas.
