Captura de las Marcas

Control desde la captura hasta la gestión

por Raul Araya V.2021.04.12

La gestión de tiempo y asistencia resulta una tarea que en principio no debería suponer un reto técnico importante, sin embargo, dependiendo del tamaño de la organización es posible que las cosas simples se vuelvan muy demandantes, siendo cada vez más importante delegar a los procesos automáticos, el análisis y generación de alertas para manejar principalmente excepciones.

Usando las herramientas correctas y entre más fluido y seguro sea el proceso de recolección de marcas, también se vuelve más eficiente la gestión humana en general.

La clave para lograr una adecuada gestión de marcas 

Desde la elección de los dispositivos seleccionados, hasta las aplicaciones de gestión según las necesidades de la organización, estas deben de estar ajustadas de manera correcta para lograr el mejor rendimiento, en muchos escenarios lo importante es la velocidad, en otros la funcionalidad. Está claro, que deberíamos asegurar el mejor rendimiento y funcionalidad posible, sin embargo, debe de evaluarse las complejidades implicadas en cada escenario planteado.

¿Así que! La gestión de registros de tiempo y asistencia puede ayudarlo a hacer lo que hay que hacer de forma más efectiva?

1. Captura de las Marcas de Control de Tiempo y Asistencia

Captura con Dispositivos Especializados

Hay gran variedad de dispositivos para la captura de marcas para el control de tiempo y asistencia, por lo que la aproximación se hace según cada caso, aquí explicamos los casos más comunes.

Conexión por medio de Cableado Serial

Los dispositivos que entregan información por puertos seriales, usualmente requieren de cables específicamente configurados para el protocolo de comunicaciones definido por el fabricante del dispositivo. El alcance es de unos pocos metros por lo que es necesario una PC cercana que tenga una aplicación capaz de escuchar la información enviada por el dispositivo, nuestros sistemas, escuchan estos datos y los registran de manera local para posteriormente ser enviados a la plataforma en línea para su gestión.

Conexión por medio de USB

Cuando el cableado es USB, funciona de manera similar al caso de Cableado Serial, es decir, usualmente está conectado a un equipo cercano que recoge los datos que envía el dispositivo, sin embargo en este caso se requiere del driver provisto por el fabricante para poder recibir los datos, ya que los datos se codifican de manera que únicamente el driver del fabricante conoce como tratarlos para entregarlos al sistema que lo requiere.

Conexión por medio de la red local (Puerto RJ45)

La conexión de red, resulta ser la más conveniente desde el punto de vista que el dispositivo no requiere tener al receptor de los datos cerca, sino, que este tiene una IP a través de la cual es posible acceder para recoger los datos, desde donde sea posible solo está limitado por la configuración de la infraestructura de red, el escenario más conveniente es el de tener una aplicación localizada en u servidor interno que monitorea a intervalos regulares la aparición de nuevos datos en el dispositivo, para recogerlos y entregarlos a la plataforma para su gestión.

2. Almacenamiento temporal de los registros

Los datos recibidos se registran de manera local, ya sea una PC o un servidor en un Data Center, la aplicación de recolección sigue la estrategia de registro local con el fin de prevenir posibles desconexiones de la plataforma en línea que es el destino ultimo de los registros, por este motivo es usual instalar una base de datos que permita el registro de estos datos de manea temporal y que una vez completado e proceso de entrega en la plataforma, estos registros se pueden eliminar del registro local.

3. Sincronización de los datos y seguridad

Los datos son sincronizados hacia la plataforma, desde el almacenamiento local usando servicios web, que se acceden desde la red interna hacia la plataforma en línea, para lo cual es necesario que la organización habilite un puerto de salida a una IP específica, que es asignada en el momento de la implementación, debido a que nuestros servicios son considerados para operar en ambientes de alta seguridad, nuestras IPs son habilitadas para entrada, únicamente por solicitud directa de nuestros clientes.

El paquete de datos que se entrega a la plataforma corresponde a información codificada en un XML encriptado que agrega una capa de seguridad adicional para el trasporte de estos datos, esta información usualmente son datos “crudos”, es decir, sin ningún tipo de procesamiento, con el fin de que la plataforma se haga cargo de los análisis y categorización de las marcas.

La infraestructura esta pensada para que funcione desde cualquier parte del mundo de manera escalonada, de tal manera que permite a la organización agregar ubicaciones sin importar donde se encuentren las operaciones, especialmente práctico para operaciones regionales administradas centralizadamente.

4. Capturas

Las capturas de las marcas, pueden ser ingresada en la plataforma de múltiples maneras, desde la digitación manual, la carga de hojas de Excel, archivos de texto, la integración con mecanismos propios de la plataforma para la sincronización de datos y a través de servicios web para terceros que requieran de la carga de estas marcas en la plataforma de manera automatizada.

Las marcas son cotejadas contra los horarios y la información relacionada con la información del personal, así según su categorización, reglas y tolerancias, en no pocos escenarios, el personal puede tener márgenes de tolerancia con respecto a las entradas y salidas y en ambientes mas complejos es posible que una sola persona tenga múltiples horarios asignados.

Cada escenario de captura puede ser planteado y configurado en la plataforma para lograr tener el control correcto de la información que se recibe y cuando sea posible puede ser tan automático como lo permitan los dispositivos seleccionados.