La gestión para el control correcto de activos resulta una tarea que en principio no debería suponer un reto técnico importante, sin embargo, dependiendo del tamaño de la organización, es posible que las cosas simples se vuelvan muy demandantes, siendo cada vez más importante delegar en los procesos automáticos la creación de reportes de control y minimizando el esfuerzo requerido en cada paso de los procedimientos.
La clave para un adecuado control de los activos
La importancia de un de un sistema de gestión con amplia experiencia y robusto que permita gestionar de manera segura y disponible desde cualquier lugar, es la clave para que la gestión relacionada al control de activos fijos sea ágil y precisa. Si además, se agregan tecnologías que simplifiquen los procedimientos y que permitan tener la tarea hecha con menos pasos y en tiempo real, permitirá sumar valor a las operaciones reduciendo al máximo el esfuerzo requerido.
¿Así que! La gestión de activos fijos puede ayudarlo a hacer lo que hay que hacer de forma más efectiva?
1. Operaciones, Centros de Costo y Ubicaciones
Para el control correcto de los activos lo fundamental es que la estructura de ubicaciones sea escalable y flexible pero sobre todo simple de comprender para todos los involucrados, nuestra plataforma inicia con las Operaciones, estas usualmente pueden representar ubicaciones geográficamente distribuidas y pueden ser razones sociales diferentes o ser parte de la misma.
Estas operaciones son las que a su vez agrupan a conjuntos de centros de costo y los centros de costo son capaces de agrupar las ubicaciones específicas, estas últimas pueden ser oficinas, almacenes, áreas, talleres, etc., por ejemplo: Sala de juntas, Oficina de Compras.
2. Registro de los Activos
Mantener un adecuado control del registro de los activos es esencial no sólo para los departamentos contables sino para la operación misma, que asegure mantener vigilancia sobre el capital invertido para la producción, ya sean estos dispositivos especiales, vehículos, herramientas, equipos informáticos o cualquier recurso necesario para mantener la operación funcionando de manera correcta.
Por lo tanto es necesario, que el registro se haga de la manera más precisa posible partiendo incluso de la vinculación con las transacciones originales para la adquisición de estos activos.
Usualmente cuando la organización ya tiene algún tipo de registro de los activos, nuestra plataforma es capaz de recoger esa información desde hojas de Excel o Por medio de la integración entre sistemas a través de servicios web especialmente diseñados para este propósito.
3. Información Detallada
Todo activo puede tener alguna información básica, como por ejemplo, la descripción, la placa, la marca, modelo o número de serie, pero también es posible registrar información relacionada a la guía, DUA, tránsito así como toda la información relacionada a la gestión financiera, como su costo inicial, el registro de otros costos, tipo de cambio, moneda, depreciación actual, cantidad de meses depreciados, valor actual en libros y por supuesto las cuentas contables asociadas, así la cuenta de la activo, la cuenta de depreciación del activo y la cuenta de gastos por depreciación.
Los activos también pueden estar relacionados a un expediente digital, que va más allá del control financiero relacionado al valor de los activos, y así se puede asociar documentación importante, como contratos, pólizas, manuales y cualquier otro tipo de documento vinculado directamente, así como registro de eventos particulares y tareas asociadas.
4. Ubicacion de los Activos
Parte del control sobre los activos es conocer regularmente su ubicaciones, desde la dirección hasta la ubicación específica, por ejemplo, una pantalla puede estar en un edificio en particular, pero a su vez estar en la sala de juntas del séptimo piso.
La ubicación exacta, el estatus del activo, la fecha y lugar del registro, así como la aplicación y el usuario, es información útil para las auditorias.
Las inspecciones regulares son de práctica común para la mayoría de las organizaciones, así la ubicación puede ser verificada, pueden ser reubicados y también se puede guardar evidencia de los activos que no pueden ser localizados.
Aplicación Fuera de Línea
Aunque existe mucha oferta de tecnología actualmente, especialmente dispositivos para todos los gustos, la herramienta correcta siempre puede ser la más práctica, nuestros sistemas permiten el uso de dispositivos de captura, para ambientes donde no necesariamente se disponga de señal Wifi o de acceso a Internet, en la práctica, las inspecciones rutinarias pueden ir desde cómodas oficinas a almacenes y talleres menos equipados, donde un equipo resistente a las ca��das, la humedad y pensado para hacer el trabajo durante muchos años, puede ser la opción correcta. Por supuesto, también es posible utilizar dispositivos mas sofisticados con aplicaciones que se comuniquen directamente con la base de datos en línea. Dependerá mas que todo del tipo de organización y sus propios requerimientos.
Aplicación en Línea
Es una aplicación para Android que permite hacer tomas físicas de activos directamente a la base de datos, es decir, sin tener que descargar posteriormente la información, esta aplicación incluye conceptos de tomas físicas por ubicación y usando códigos QR y códigos de barras 2D.
Cuando se usa nuestro sistema de recepción de facturas electrónicas, es posible hacer de manera automática el registro del activo de manera precisa e instantánea, ya que el usuario puede agregar información como números de serie, marca y modelo mientras el sistema se encarga del registro de los costos y de la vinculación con las transacciones que formalizan la adquisición de nuevos activos.
6. Depreciación
Todo activo se relaciona a tres cuentas contables, la cuenta del activo, la cuenta de depreciación del activo y la cuenta de gastos por depreciación, que sumado a la información del tiempo para la depreciación asignada de manera individual y el mes actual de la depreciación, el sistema es capaz de calcular la depreciación correspondiente al activo al mismo tiempo que crea los respectivos asientos contables y actualiza la información relativa al mes actual y el nuevo valor en libros.
Toda la información generada mes a mes estará disponible a través de la consulta directa de cada activo, de reportes ejecutados por el usuario o generados de manera automática por la plataforma y enviados a los encargados por correo electrónico en formato de Excel.
Los asientos contables automáticamente creados por la plataforma pueden ser exportados en diversos formatos como por ejemplo Excel, para ser usados en otros sistemas contables o como sea mas conveniente.
Cada escenario de captura puede ser planteado y configurado en la plataforma para lograr tener el control correcto de la información que se recibe y cuando sea posible puede ser tan automático como lo permitan los dispositivos seleccionados.
