IntroducciónLast updated: 2024.06.22

Este documento tiene como objetivo desglosar cada una de estas funcionalidades en detalle, proporcionando a los técnicos y usuarios finales la información necesaria para entender y maximizar el uso de nuestro sistema de gestión de flujos de trabajo.

Lo mas importante para gestionar eficientemente la organización es saber ¿quién hace que?, a partir de aquí se establecen los flujos de trabajo que son básicamente la forma de asegurar que las tareas se hagan de la forma correcta y que no queden cabos sueltos en el camino.

Las personas dentro de la organización nunca funcionan como islas, la mayoría de las veces una tarea requiere de concurso de varias personas, entre las que hacen y las que validan y autorizan.

La clave del control de flujos de trabajo

Siempre que sea posible debe de establecerse con claridad que usuarios participan de cada proceso, que tipo de información puede ver y que información puede administrar, así que se establecen los procesos, los tipos de documento, los campos personalizados y el flujo de trabajo que debe de seguirse, también el tiempo asignado para completar estas tareas y quien debe ser notificado del avance o del retraso de las tareas.

Teamwork

Nuestro módulo de Gestión de Flujos de Trabajo, está diseñado para optimizar y automatizar procesos empresariales complejos. A continuación, detallo sus características principales:

Tipos de Documento:
- Permite la creación de diferentes tipos de documentos y tareas, que pueden adaptarse y reutilizarse en diversos procesos.
- Los tipos de tarea pueden incluir campos personalizados, como fechas, listas desplegables, selección múltiple, números, campos conectados a bases de datos, y campos abiertos.
Campos Personalizados con Validaciones:
- Los campos personalizados pueden configurarse con validaciones mediante expresiones regulares, asegurando la integridad y consistencia de los datos ingresados.
Asignación de Tareas a Procesos:
- Las tareas pueden asignarse a procesos específicos o a individuos, permitiendo una gestión más eficiente.
- Ejemplo: El Departamento de Soporte Técnico puede tener procesos escalonados (L1, L2, L3) para manejar situaciones según su complejidad, asignando tareas al proceso correspondiente para que el primer usuario disponible las atienda.
Administración de Procesos:
- Los formularios creados con los tipos de documento y campos personalizados se utilizan para administrar procesos definidos, como por ejemplo, el reclutamiento de personal.
- Los procesos se concatenan y se relacionan con los tipos de documento, moviéndose a través de bandejas de trabajo según los pasos definidos en el flujo de trabajo.
Gestión de Tareas y Expedientes:
- Permite adjuntar archivos, controlar tiempos de resolución, priorizar tareas y desplegar información en dashboards.
- Las tareas pueden generarse en formato PDF y enviarse por correo, además de relacionarse con expedientes o personas específicas.
Notificaciones y Seguimiento:
- Las personas involucradas en las tareas reciben notificaciones sobre el avance de las mismas.
- Las interacciones y notas de los usuarios pueden registrarse y aparecer en reportes o correos configurados.
Integración de Respuestas Externas:
- Cuando se recibe una comunicación de una persona externa, como un proveedor o cliente, su respuesta se puede agregar automáticamente como notas en la tarea correspondiente.

Actualizaciones

En esta sección encontrará un registro detallado de todas las actualizaciones realizadas en la plataforma GreyPhillips. Nuestro objetivo es mantener a nuestros usuarios informados sobre las mejoras, nuevas funcionalidades y correcciones implementadas en cada uno de los módulos y funcionalidades del sistema.

El propósito de esta sección es proporcionar una visión clara y transparente de las modificaciones que realizamos en GreyPhillips, asegurando que tanto los usuarios finales como el personal técnico estén al tanto de los cambios que pueden afectar su uso diario de la plataforma.

Tareas

Notificación automática al finalizar la tarea

Bajo ciertas circunstancias es necesario que, al hacer el cierre de la tarea, el sistema envíe la notificación general de la misma, para evitar que el usuario lo olvide, esto aplica para ciertos escenarios donde siempre debe de enviarse esta notificación.

Recuperación de tareas de un proceso de espera

Criterio de recuperación de tareas sin asignación

Algunas veces las tareas deben ser asignadas a un proceso sin relación directa a un usuario, para que el sistema se haga cargo de asignar automáticamente al usuario que corresponda según la carga de trabajo que tenga el proceso en particular.

La función de recuperar la tarea, permite que el usuario que la creo pueda regresarla a su bandeja de trabajo y así poder hacerle cambios y reasignarla a donde corresponda.

Paso 1 – Recuperación desde la vista de tareas

La recuperación se hace desde las vistas de las tareas, así que, una tarea en la vista, que este en un proceso y que aún no tenga asignado un usuario, puede ser recuperada por el usuario que la creo, de esta forma, se debe de hacer clic sobre la tarea en cuestion.

Paso 2 – Presionar sobre el botón [Retrieve]

El sistema le abrirá la misma y le mostrará un botón [Retrieve] que, al presionar, enviará la tarea de regreso a la bandeja original desde donde fue asignada al proceso en primer lugar.

Flujos de Trabajo

Cada proceso en la organización se puede comportar de una manera diferente, según las políticas internas, es posible que a los usuarios de un determinado proceso se les permita ciertas acciones y a otros se les deba de denegar.

Los procesos son como burbujas funcionales, a veces, pueden representar departamentos, pero casi siempre son funciones específicas, si se tratara de pasteles, los procesos pueden ser “hornear”, “decoración”, “verificación”, “Empaque” y “Despacho”, etc.

Usualmente los procesos de las organizaciones corporativas relacionados a compras, pueden incluir el registro de nuevos proveedores, solicitudes de compra, solicitudes de cotización, verificación de cotizaciones, evaluación de propuestas, generación de ordenes de compra, recepción de compras, gestión de inventario, etc.

Si se usara de ejemplo los departamentos de gestión de recursos humanos estos pueden incluir desde el registro y evaluación de candidatos, solicitudes de vacaciones, gestión de horas extra, etc.

Estos ejemplos pueden ser algo genéricos, sin embargo, cada organización sabe mejor que nadie más que pasos deben de seguirse para que se mantenga la efectiva ejecución de sus tareas y en no pocas ocasiones ayudan a la obligación de estándares de servicio y control de acuerdos de nivel de servicio para los casos donde estos flujos son utilizados para la administración de mesas de ayuda.

Procesos

Los flujos de trabajo son la relación entre procesos, luego estos se delimitan por los tipos de documentos que pueden ser asignados a estos procesos y lo permitido según el perfil del usuario, esta relación entre procesos, puede ir en una sola dirección o de ida y vuelta, esto permite que los usuario puedan mover las tareas únicamente por los caminos establecidos para obligar al correcto proceder.

Por supuesto, que dependerá de cada caso, por ejemplo, una tarea podría ser movida a una de las opciones que se hayan configurado y estar limitadas a las acciones posibles, como poder cerrar la tarea o hacer notificaciones.

Las posibilidades son prácticamente ilimitadas y los usuarios pueden empezar a recibir beneficios inmediatos, en todos los casos se busca la efectividad pero sin dejar de lado la eficiencia.

Tipos de Tarea

Los tipos de tarea permite que estas se puedan clasificar para diversas necesidades, donde por ejemplo, para los flujos necesarios para los departamentos de recursos humanos, no es lo mismo una solicitud de vacaciones al trámite de justificación de atención médica, usando los tipos de tareas también es posible llevar un control correcto de las tareas pendientes además es posible darle acceso a los tipos de tarea a usuarios de perfiles específicos.

Campos Personalizados

Los campos personalizados son campos administrables que pueden ser de diferentes tipos, ya sean de texto, numéricos, fechas, consulta a base de datos, de opción única o múltiple, entre otros y pueden configurarse para que se comporten de la manera requerida usando configuraciones que delimiten el acceso de los datos por parte de los usuarios.

Estos campos se pueden asignar a los tipos de tarea y darle acceso visual, de edición o restricción total de acceso al usuario según el perfil.

Los campos personalizados registran la bitácora de cambios conforme estos cambios van sucediendo, registrando, quien, donde y cuando estos cambios fueron hechos por un usuario con permiso para hacerlo.

Teamwork QT (Android)

Teamwork QT (Quick Task) es una aplicación para dispositivos Android, parte del módulo Teamwork de la plataforma. Esta herramienta está diseñada para la creación y captura de tareas asociadas a expedientes, facilitando la documentación y registro del trabajo realizado. Su principal objetivo es permitir a los usuarios iniciar y capturar la evidencia de su trabajo antes de enviarla al siguiente nivel de supervisión. A través de su conexión en tiempo real a la nube, Teamwork QT asegura que toda la información esté disponible de manera instantánea, validando los permisos de los usuarios para registrar o acceder a la información necesaria.

Características Principales de Teamwork QT

Acceso en Tiempo Real: Conexión a la nube para disponibilidad inmediata de la información.
Autenticación de Usuarios: Acceso mediante Dominio, Usuario y Contraseña, validando permisos para registro y obtención de datos.
Configuraciones Personalizadas: Ajustes como mantener la pantalla encendida, reconocimiento de múltiples tipos de códigos de barra, calidad de archivos capturados y configuración del punto de inicio de la aplicación.
Creación de Nuevas Tareas: Inicio y registro de tareas que entran al flujo de trabajo de la organización.
Gestión de Expedientes: Agrupación de tareas en unidades como ubicaciones, equipos o lotes, con opción de usar códigos QR o NFC para identificación rápida.
Categorías de Tareas: Selección de tipo de tarea que determina los pasos a seguir, con opción de identificación mediante códigos QR.
Descripción de Tareas: Información opcional para la gestión de tareas, aplicable a diversos tipos de servicios.
Campos Personalizados: Conjunto de campos asociados a cada tipo de tarea, permitiendo la captura de textos, números, listas, fechas, opciones únicas y múltiples, entre otros.
Adjuntos: Captura y adjunto de imágenes, videos, archivos y audios a las tareas.
Captura de Firmas: Facilidad para agregar firmas de autorización a las tareas.
Envío de Tareas: Capacidad de enviar tareas completas al siguiente punto de control preconfigurado, con notificaciones para los usuarios correspondientes.

Teamwork QT proporciona una herramienta eficiente y versátil para la gestión de tareas y expedientes, optimizando el flujo de trabajo y asegurando una documentación completa y accesible.

Instalación y licencia de la aplicación

Ingresar al Play Store de Android y buscar e instalar la aplicación llamada GreyPhillips Teamwork QT

Google Play: Teamwork QT.

Una vez concluida la instalación, proceder a abrir la misma. Una vez abierta proceder a asignar el Service Tag que se le asignó para la misma y posteriormente presionar el boton validar.

Acceso del usuario

Una vez realizado el proceso de validación del Service Tag, deberá ingresar el dominio (Sodexo), usuario y contraseña, correspondientes.

Uso

Una vez que ingrese, podrá visualizar la siguiente pantalla para iniciar el proceso de creación de la Tarea o gestión. La misma presenta varias secciones las cuales se explicará a detalle.

Indicador de la sección en la que se encuentra ubicado: Expediente o Tipo.
Módulo que permite realizar el escaneo del código QR, ya sea de la sección de expediente o tipo.
Módulo de búsqueda manual. En caso de que la lectura del código QR no sea efectiva, podrá acá digitar la información que requiere buscar.
- Una vez localizada la búsqueda se procede a seleccionar para que esta sea fijada en la parte superior según se muestra a continuación.
Finalmente, estos botones permiten cancelar o crear la apertura de la tarea según lo seleccionado previamente.

Una vez que se crea la tarea, se despliega la siguiente pantalla.

En la parte superior se indica el tipo de gestión y seguidamente la relación con el expediente previamente asociado.
Título: Este campo no es de carácter obligatorio por lo que se puede dejar en blanco y el sistema automáticamente le asignará uno.
Descripción: este campo permite anotar observaciones importantes o hallazgos sobre la tarea en ejecución. En este campo, al habilitarse el teclado, se habilita la posibilidad de realizar el dictado de lo que desea anotar, el campo es limitado por lo que este no debe ser muy extenso.

Por otra parte, en la parte inferior se muestra el siguiente botón que le permitirá ingresar a otras funciones. Las cuales se explicarán detalladamente.

Opción	Descripción
	Borrar o desechar la tarea que se está realizando.
	Permite aduntar imágenes ya sea desde la galería o bien directamete usando la cámara, tambien documentos como Pdf, Doc, xls.
	Permite agregar notas de voz, como bitácora.
	Guarda la tarea en ejecución.
	Permite la finalización o conclusión de la tarea en proceso.

Por otra parte, en la esquina superior derecha se haya una sección para administrar los archivos que se han adjutado por medio de las herramientas respectiva.

Desde esta sección podrá gestionar los archivos previamente cargados.

Restablecimiento de Contraseña

Una vez realizado el proceso de validación del Service Tag, deberá ingresar el dominio correspondiente, usuario y contraseña, correspondientes.

En la pantalla de inicio se procede a seleccionar la opción en pantalla que indica: ¿Olvidó su contraseña?
Seguidamente coloque el domino y el usuario correspondiente
Seguidamente la aplicación mostrará en la parte inferior un mensaje indicando: Se ha enviado el PIN correctamente.
Posteriormente debe revisar el correo que tiene relacionado al usuario.
Posteriormente debe a colocar los datos en la pantalla de inicio, colocando el PIN como contraseña. Al ejecutar ENTRAR se le desplegará una nueva sección.
En los 2 nuevos combos de texto, debe de colocar su nueva contraseña, la cual debe cumplir con los criterios que se indican, y posteriormente ejecutar el botón de ENTRAR.
Finalmente, el sistema ya ingresa a la plataforma.

Supervisión o Consulta del Expediente

Para los usuarios tipo supervisión y consulta, a los cuales se les ha otorgado el permiso correspondiente, podrán visualizar en la pantalla de inicio dos opciones: Nueva tarea y Nueva consulta.

A continuación, profundizaremos con la opción de Nueva consulta.

En esta pantalla se podrá realizar la búsqueda del expediente por medio de dos formas.

Se podrá escanear el código del expediente.
Por medio de búsqueda manual, tabulando en dicho campo.

Una vez escaneado o tabulado, se procede a ejecutar el botón Consultar. Una vez ejecutado, se enlistará en orden descendente las tareas o gestiones realizadas en dicho expediente.

Se procede a presionar sobre una de ella, y se mostrará en modo de consulta la tarea específica.

Tal como se indicó, la tarea se abre en modo consulta, de tal forma que se puede ver tal cual la misma fue creada.

En la parte superior se muestran unos íconos, los cuales consisten en lo siguiente:

Opción	Descripción
	Cambia la visualización de los campos personalizados para que abarquen toda la campaña.
	Abre la sección de archivos adjuntos
	Con esta opción se puede ejecutar 2 acciones: Recargar campos personalizados Limpiar. (Esta opción es la que se concluye la consulta de la tarea retornando al inicio)