Este documento tiene como objetivo desglosar cada una de estas funcionalidades en detalle, proporcionando a los técnicos y usuarios finales la información necesaria para entender y maximizar el uso de nuestro sistema de gestión documental.
En esta sección encontrará un registro detallado de todas las actualizaciones realizadas en la plataforma GreyPhillips. Nuestro objetivo es mantener a nuestros usuarios informados sobre las mejoras, nuevas funcionalidades y correcciones implementadas en cada uno de los módulos y funcionalidades del sistema.
El propósito de esta sección es proporcionar una visión clara y transparente de las modificaciones que realizamos en GreyPhillips, asegurando que tanto los usuarios finales como el personal técnico estén al tanto de los cambios que pueden afectar su uso diario de la plataforma.
El documento explica el módulo de gestión de empleados de GreyPhillips Retail, diferenciándolo de los clientes, usuarios y el personal interno de la organización. Este módulo se centra en la administración de los empleados que utilizan los servicios administrados por nuestros clientes. Los clientes se clasifican en clientes internos (empleados de la empresa) y clientes externos (contratistas o terceros).
Funcionalidades Principales:
El módulo de gestión de empleados de GreyPhillips Retail aporta una estructura eficiente y automatizada para la gestión de empleados como clientes, optimizando la administración de subsidios y mejorando la eficiencia operativa de las organizacioners que utilizan estos servicios.
Se debe copiar el archivo con la información de empleados con la estructura específica en la subcarpeta [Import], en la ruta donde está instalado el Retail Store (Sino existe la subcarpeta se debe crear con ese nombre).
Ingresar al sistema, en Catálogos > Empleados:
Existen varias formas de realizar la importación de empleados:
Presionar el botón indicado y aparecerá la siguiente alerta, sobre si desea aplicar el proceso:
Aparecerá la barra de progreso y cuando finalice la indicación de "Proceso terminado."
El sistema de gestión de subsidios de GreyPhillips Retail está diseñado para proporcionar una solución flexible y eficiente para la administración de subsidios. Esta funcionalidad permite a las organizaciones ofrecer beneficios a sus empleados a través de subsidios en productos específicos, gestionados de manera precisa según diversas reglas y parámetros.
Estructura del Mecanismo de Subsidios
El sistema de gestión de subsidios de GreyPhillips Retail es una herramienta poderosa que permite a las organizaciones administrar subsidios de manera efectiva, asegurando que los beneficios se apliquen solo a los empleados, cumpliendo con las normativas fiscales y de horarios. La capacidad de controlar la cantidad de veces que se puede utilizar un subsidio dentro de distintos periodos añade un nivel adicional de precisión y equidad en la gestión de estos beneficios proporcionando un valor significativo tanto para la organización como para los empleados.
Ingresar al catálogo de reglas de Subsidios.
Si lo que se necesita es crear una nueva regla de subsidio, presionar el botón [Agregar].
Colocar el “Código”, “Descripción” de la nueva regla.
Pasar a la pestaña de “Horarios”, para ingresar el horario y el monto donde dicha regla de subsidio aplicará. Deberán colocar una “Descripción”, “Hora inicial”, “Hora final” y “Monto”, luego presionar el botón [Agregar / Actualizar]. Tomar en cuenta que si se aplica en diferentes horarios para la misma deben agregar los horarios que sean necesarios y sus respectivos montos a aplicar.
Una vez se completa la información de los horarios se debe presionar el botón [Aceptar].
Ingresar al catálogo de reglas de Subsidios.
Según la regla de subsidio correspondiente, presionar el botón [Modificar] y posicionarse sobre la pestaña llamada [Horarios].
Darle doble clic sobre la regla de subsidio.
La información de la regla se posicionará en los campos de arriba, donde podrán modificar la información, por ejemplo, el monto máximo del subsidio diario, luego presionar el botón [Agregar / Actualizar].
Luego el botón [Aceptar].
Para el caso de los subsidios de orden mensual, es decir, que la organización controla un monto único para todo el mes natural, sin considerar si el mes tiene mas o menos días, se debe de hacer la configuración de la siguiente manera:
Tomar en cuenta que el monto que coloquen debe tener calculado impuestos y demás dependiendo de donde esté ubicada la operación.
La funcionalidad de Productos en GreyPhillips Retail permite gestionar de manera integral el catálogo de productos. Facilita la creación, actualización y seguimiento de información detallada, incluyendo descripciones, precios, unidades de medida, explosión de insumos y control de niveles mínimos y máximos de inventario.
Se debe copiar el archivo con la información de productos con la estructura específica en la subcarpeta [Import], en la ruta donde está instalado el Retail Store (Sino existe la subcarpeta se debe crear con ese nombre).
Ingresar al sistema, en Catálogos > Productos
Presionar el botón señalado [Bajar], hasta encontrar el botón [Importar productos/subsidios]:
Presionar el botón indicado y aparecerá la siguiente alerta, sobre si desea aplicar el proceso:
Aparecerá la barra de progreso y cuando finalice la indicación de Proceso terminado.
El sistema GreyPhillips Retail ofrece una funcionalidad avanzada para la anulación de diversos documentos generados en los puntos de venta. Esta herramienta está diseñada para facilitar la gestión y corrección de errores, asegurando que todas las transacciones reflejen con precisión las operaciones comerciales.
La funcionalidad de anulación abarca los siguientes tipos de documentos:
Para anular un documento individual, siga estos pasos:
Para realizar una anulación masiva de facturas o notas de crédito, siga estos pasos::
Esta funcionalidad es crucial para mantener la precisión y confiabilidad de las operaciones en los puntos de venta, proporcionando a los usuarios una herramienta eficiente para la gestión de errores y ajustes en las transacciones.
En los sistemas GreyPhillips Operations y GreyPhillips Retail, se cuenta con la funcionalidad que permite la emisión de notas de crédito tanto por monto simple como por monto desglosado. Esta funcionalidad está diseñada para cumplir con la legislación de factura electrónica vigente en Costa Rica, que exige que todos los documentos electrónicos contengan al menos una línea de detalle.
La funcionalidad de notas de crédito en GreyPhillips Operations y GreyPhillips Retail está diseñada para cumplir con las regulaciones de factura electrónica en Costa Rica, ofreciendo una solución flexible y configurable para las organizaciones. Esta guía proporciona una visión clara y detallada para los usuarios y el personal técnico, asegurando un uso eficiente y conforme a la normativa vigente.
La funcionalidad de pre compras dentro del sistema facilitala la obtención de transacciones, la verificación y ajuste de cantidades recibidas, y el procesamiento de pre compras para convertirlas en compras registradas.
Las pre compras son compras en un estado preliminar que permiten la verificación y ajuste antes de convertirse en compras registradas. Se denominan así para que sea claro para el usuario que no son compras registradas hasta que se completa el proceso de verificación. Este estado previo es esencial para garantizar que las cantidades y productos registrados reflejen con precisión lo realmente recibido de los proveedores, evitando errores en los inventarios y registros contables.
A diferencia de las compras registradas, las pre compras no afectan los inventarios ni las cuentas contables hasta que se procesan. Una pre compra se convierte en una compra registrada tras la verificación y el procesamiento final por parte del usuario, impactando directamente en los inventarios y generando los asientos contables correspondientes.
Para acceder al módulo de pre compras, inicie sesión en GreyPhillips Retail con sus credenciales. En el menú principal, seleccione la opción de "Ir a" y luego elija "Compras: Recepción de Facturas". Asegúrese de tener los permisos necesarios y una conexión estable a la red para sincronizar con GreyPhillips Anchor.
Identifique el número de transacción que desea importar, correspondiente a la factura o nota de crédito emitida por el proveedor y recibida en GreyPhillips Anchor. En el módulo de pre compras, Seleccione: Archivo > Abrir Archivo > GP Anchor Recibidas y en el campo "Id. de la transacción", ingrese este número y presione el botón "Aceptar". El sistema cargará la transacción desde GreyPhillips Anchor para su verificación.
Revise detalladamente la lista de productos incluidos en la transacción importada. Compare las cantidades y presentaciones registradas con lo realmente entregado por el proveedor. Si encuentra discrepancias, ajuste las cantidades y presentaciones en los campos correspondientes. Este proceso es fundamental para asegurar la precisión de los inventarios y la integridad de los datos, evitando la carga de inventarios ficticios y garantizando que los registros reflejen las cantidades correctas.
Si necesita interrumpir el proceso, puede guardar la pre compra seleccionando la opción de "Guardar". La pre compra se almacenará con un identificador único para que pueda retomarla más tarde. Para continuar, acceda a las pre compras guardadas, busque la pre compra por identificador, fecha o proveedor, y prosiga con la verificación y ajustes necesarios.
Una vez que haya verificado y ajustado todos los datos, realice una revisión final para asegurarse de que toda la información es correcta. Cuando esté listo, seleccione la opción de "Procesar". Al hacerlo, la pre compra se convertirá en una compra registrada, se actualizarán los inventarios en las ubicaciones seleccionadas y se generará automáticamente el asiento contable relacionado a las cuentas por pagar en GreyPhillips Ledger.
GreyPhillips Retail puede enviar reportes consolidados de consumo diarios para los clientes, especialmente pensado para operaciones donde el cliente hace un consumo regular, habitualmente relacionado con operaciones institucionales donde los clientes son colaboradores de la empresa que consumen bajo reglas de subsidio, y donde hacer un desglose diario es parte de una operación de transparencia y alineada a los criterios de no uso de papel, así que estos reportes le permiten a los clientes que puedan corroborar que su consumo es correcto día a día.
Estos reportes serán enviados al cliente en formato de correo y un resumen de totales por medio de SMS, el sistema usa el criterio de enviarlo a cualquiera de estos siempre que tenga la información registrada en la información de contacto del cliente, por ejemplo: si el cliente tiene correo y no tiene número de teléfono, solo se enviara el mensaje de correo.
En la configuración global se debe de localizar: strCommunicatorHourTickets, esta configuración permite definir un valor de 4 caracteres que representa la hora de la ejecución, por ejemplo: 1800 que son las 6:00 PM, el sistema usará este valor para hacer la ejecución en forma automática según la indicación, aquellas transacciones que se hagan luego de la hora indicada, serán contemplados en el siguiente corte, así por ejemplo transacciones de las 8:00 PM aparecerán en el reporte de las 6:00 PM del día siguiente.
Cualquier valor que no tenga 4 caracteres para representar el valor de la hora será descartado y no se hará la ejecución de manera automática.
También es posible ejecutar el comando: strCommunicatorHourTickets=1800 en la caja de comandos de la configuración global a fin de hacer la operación de manera más rápida.
Debido a que este proceso debe de hacerse desde un único punto, con el propósito de no hacer una notificación múltiple, es necesario indicar de manera local cuál de las estaciones seria la destinada a hacer el proceso de manera automática al cumplirse el criterio de la hora definido en el punto anterior.
Para esto debe de cambiarse la configuración {Local}.{blnEjecutarConsumo}, esta configuración permite decirle si hace la ejecución o no la hace, siendo “No” el valor predeterminado.
Los mensajes de correo y SMS se basan en dos archivos en la raíz del sistema llamados: ConsumeEMAIL.ntf y ConsumeSMS.ntf, estos archivos son los que contienen el formato estándar del reporte de consumo, sin embargo, es posible cambiarlos para cumplir con los objetivos de formato e información que se quiera proporcionar en cada situación particular, por ejemplo:
“El día de hoy aprovechaste el beneficio de alimentación consumiendo [SubsidioTotal] colones subsidiados y adicionalmente seleccionaste consumir [NoSubsidioTotal] que fueron acumulados como deducción de planilla.”
Donde las variables [SubsidioTotal] y [NoSubsidioTotal] son datos variables según el destinatario de los mensajes.
Para hacer las modificaciones especialmente el archivo relacionado al correo se recomienda de que la persona que lo haga tenga conocimientos relacionadas con las etiquetas HTML, aunque siempre es posible apoyarse con el equipo técnico para acelerar el proceso de personalización de los comunicados.
Las etiquetas variables mostradas en el ejemplo, no son las únicas disponibles.
Las tarjetas prepago son una herramienta eficaz para gestionar pagos de manera anticipada dentro de nuestro sistema de punto de venta. Estas tarjetas pueden ser físicas o virtuales y están diseñadas para facilitar transacciones rápidas y seguras, permitiendo a los clientes utilizar fondos pre-cargados para sus compras.
Este manual describe la funcionalidad de autoservicio en GreyPhillips Retail, diseñada para entornos como comedores institucionales y otros negocios relacionados con la alimentación. La funcionalidad permite a los usuarios seleccionar y pagar productos como galletas, papas o refrescos, sin necesidad de intervención directa de un cajero. Los usuarios pueden identificarse utilizando un gafete y tienen la opción de pagar con saldo de subsidio, proporcionado por la empresa, con saldo prepago, que pueden recargar previamente y por medio de rebajo de la nómina.
Este sistema elimina la necesidad de manejar dinero en efectivo o tarjetas, ya que funciona en un ambiente de confianza. Además, está diseñado para ser flexible y adaptable a las configuraciones de cada cliente, permitiendo una experiencia eficiente y sin fricciones para los empleados y la organización.
La interfaz de autoservicio en GreyPhillips Retail es sencilla e intuitiva, diseñada para que los usuarios puedan interactuar de forma rápida y eficiente. La pantalla inicial de la interfaz contiene los siguientes elementos:
Esta pantalla inicial permite a los usuarios identificarse de manera rápida y eficaz, preparándolos para proceder con la selección de productos.
Una vez que el usuario se ha identificado, accede a la pantalla de selección de productos, donde puede añadir a su compra los artículos disponibles. Existen dos métodos para registrar los productos:
A medida que se van añadiendo productos, la interfaz muestra una lista de los artículos seleccionados junto con el total acumulado. El sistema verifica automáticamente si el usuario cuenta con saldo suficiente, ya sea en su saldo de subsidio o en su saldo prepago. Si el saldo es insuficiente para cubrir el costo total de los productos, el sistema lo indicará claramente.
Este proceso garantiza que el usuario pueda registrar y revisar los productos de manera eficiente, manteniendo siempre visible el total de su compra y su saldo disponible.
Una vez que el usuario ha seleccionado todos los productos que desea adquirir, puede proceder a finalizar la transacción. En esta fase, el sistema le presentará al usuario las opciones de pago disponibles, dependiendo de la configuración establecida por la organización.
Una vez que el usuario selecciona su método de pago y confirma la transacción, el sistema registra la compra, actualiza el saldo de subsidio o prepago (según corresponda) y muestra un mensaje de confirmación. El usuario puede entonces retirar sus productos, y el sistema volverá a la pantalla inicial para esperar al siguiente usuario.
La funcionalidad de autoservicio en GreyPhillips Retail está diseñada para operar en máquinas desatendidas, garantizando que los usuarios solo interactúen con la interfaz de autoservicio y no con el sistema operativo. Para asegurar esto, se han implementado las siguientes medidas de seguridad:
Estas medidas de seguridad garantizan que la interfaz funcione de manera segura y sin interrupciones, proporcionando una experiencia confiable para los usuarios y protegiendo el entorno operativo.
La sección "Dispositivos" del manual de Gray Phillips Retail proporciona información detallada sobre los dispositivos compatibles con nuestro sistema de punto de venta. Aquí encontrará especificaciones y configuraciones recomendadas para equipos con pantallas táctiles, tablets, y otros dispositivos utilizados en entornos de servicio como hoteles y restaurantes. Además, se incluye una descripción de nuestra aplicación complementaria para tablets, que permite a los usuarios finales autoatenderse de manera eficiente e intuitiva. Esta sección es esencial para garantizar que su organización maximice el uso de la tecnología disponible, mejorando la experiencia del usuario y optimizando las operaciones diarias.
El sistema GreyPhillips Retail y GreyPhillips Operations, ofrecen la posibilidad de integrarse con datáfonos provistos por las entidades bancarias, directamente en los puntos de venta. Esta herramienta está diseñada para facilitar la gestión y corrección de errores, asegurando que todas las transacciones reflejen con precisión las operaciones comerciales.
Para que la comunicación entre GreyPhillips Retail o GreyPhillips Operations sea eficiente con la terminal, es importante asegurarse de que el dispositivo esta siendo detectado correctamente por el sistema operativo y conocer exactamente cual es el puerto asignado, para que coincida con la configuración del proveedor bancario.
Las siguientes imágenes ilustran como saber cual es el puerto asignado a la terminal y donde debe de coincidir con la configuración del software provisto por el banco:
Es importante que los drivers del dispositivo sean los correctos y se recomienda que estén actualizados a la última versión disponible.
Para ilustrar el proceso a continuación se describe paso por paso:
Nuestro sistema de punto de venta, GreyPhillips Retail, está diseñado para optimizar la eficiencia y la experiencia del usuario en entornos que utilizan pantallas táctiles, especialmente en negocios de servicios como hotelería, restaurantes, entre otros. Si su organización dispone de equipos con pantalla táctil, nuestro sistema puede configurarse fácilmente para aprovechar esta tecnología.
Además, contamos con una aplicación complementaria, completamente táctil, diseñada para instalarse en tablets con Android. Esta aplicación de autoservicio permite a los usuarios finales autoatenderse de manera intuitiva y rápida. Por ejemplo, en un restaurante, los clientes pueden seleccionar sus almuerzos y bebidas directamente desde el tablet, navegando fácilmente a través de las categorías y detalles de los productos disponibles.
En el sistema de punto de venta, las cajas pueden configurarse para mostrar categorías y productos, permitiendo al operador seleccionar y agregar ítems a la factura con un solo toque. Esto facilita la operación diaria y mejora la precisión y rapidez en el servicio.
La aplicación de autoservicio en tablets está diseñada para que los clientes puedan interactuar con el sistema de manera intuitiva, seleccionando productos y servicios de forma autónoma, lo cual agiliza el proceso y mejora la satisfacción del cliente.
GreyPhillips Retail tiene la capacidad de mostrar a información de los productos por medio de agrupaciones, especialmente útil para el sistema de comercio electrónico y también para las operaciones relacionadas a alimentos y bebidas.
Algunas cosas por considerar son:
Para ilustrar el proceso a continuación se describe paso por paso:
Cuando se tienen establecido por medio de la configuración {Local}.{TSDisplay} que el sistema debe de responder a pantallas táctiles, el panel de botón es mostrado abajo aparece de manera automática, particularmente hablando de los grupos de productos, estos aparecen cuando los productos tienen un grupo definido, se explica más abajo el detalle de los grupos en los productos.
Al seleccionar alguno de estos grupos, se mostrarán los productos/servicios que estén activos y que tengan relacionado el grupo seleccionado.
Para que estos productos formen parte del grupo seleccionado deben estar previamente relacionados por medio del campo “Grupo” presente en la administración de los productos.
El nombre del grupo asignado es abierto, es decir, que puede ser definido cualquier valor que sea necesario, este grupo afecta al sistema de eCommerce como al despliegue de los datos en la botonería táctil en facturación.
Al hacer la asignación del valor del grupo y regresar a facturación se puede comprobar que se mostraran los ítems que pertenezcan a la agrupación y que estén activos.
El siguiente video muestra el proceso completo para una mejor comprensión de la administración y uso de los productos agrupados para pantallas táctiles.
