Ventajas

• Mejora en la Experiencia del Usuario: Al permitir consultas en lenguaje natural y facilitar la interacción con la plataforma, los usuarios pueden acceder a la información y realizar tareas de manera más intuitiva y sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
• Automatización de Procesos: La IA permite automatizar tareas repetitivas y complejas, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para su ejecución. Esto incluye desde la generación de documentos hasta el envío de comunicaciones y la gestión de flujos de trabajo.
• Rapidez y Eficiencia: Los algoritmos de IA pueden procesar grandes volúmenes de instrucciones rápidamente, permitiendo a los usuarios obtener resultados y respuestas en cuestión de segundos, lo que acelera significativamente los procesos empresariales.
• Optimización de la Toma de Decisiones: La capacidad de la IA para analizar datos y generar insights permite a los usuarios tomar decisiones más informadas y basadas en datos, mejorando así la estrategia y el rendimiento empresarial.
• Personalización y Adaptabilidad: La IA se puede entrenar con datos específicos de la empresa, lo que permite personalizar las respuestas y acciones según las necesidades particulares de cada usuario y situación.

Beneficios 

• Eficiencia Operativa: La automatización y optimización de procesos mediante la IA resultan en una operación más fluida y eficiente, reduciendo tiempos de respuesta y aumentando la productividad.
• Mejor Gestión del Conocimiento: La IA facilita el acceso y la gestión del conocimiento dentro de la organización, permitiendo a los usuarios extraer información valiosa de manera rápida y sencilla.
• Reducción de Costos: Al automatizar tareas y optimizar procesos, se reducen los costos operativos asociados a la gestión manual y a la corrección de errores.
• Capacidad de Escalabilidad: La integración de IA permite a GreyPhillips escalar sus operaciones de manera más efectiva, adaptándose rápidamente a las demandas cambiantes del mercado y del entorno empresarial.

Consultas a la Base de Datos

La plataforma GreyPhillips ha implementado una innovadora funcionalidad de integración con sistemas de Inteligencia Artificial (IA) para mejorar la experiencia del usuario y optimizar los procesos de consulta de información.

Descripción del Proceso:

• Interfaz de Usuario: Los usuarios pueden realizar consultas en lenguaje natural directamente en la plataforma. Esto significa que no es necesario que el usuario tenga conocimientos técnicos avanzados para extraer información específica de la base de datos.
• Procesamiento por la IA: Una vez que el usuario ingresa su consulta en lenguaje natural, el sistema de IA procesa esta entrada para interpretarla y entender su intención. Utilizando algoritmos avanzados de procesamiento de lenguaje natural (NLP, por sus siglas en inglés), la IA convierte la consulta del usuario en los comandos necesarios que GreyPhillips entiende para realizar esta consulta.
• Ejecución de la Consulta: Los comandos generados automáticamente por la IA se ejecutan en la base de datos de GreyPhillips. Esta base de datos contiene toda la información empresarial gestionada por la plataforma.
• Generación y Visualización del Reporte: Los resultados de la consulta se recopilan y se presentan al usuario en forma de un reporte dinámico y comprensible. Este reporte es construido en tiempo real, permitiendo al usuario acceder a la información deseada de manera rápida y eficiente.

Ejemplo Práctico: Pertenece a nuestro módulo de Queries, donde se gestionan los reportes y consultas a la base de datos. Un usuario podría hacer una consulta como: "Dame los activos fijos relacionados a su expediente y con la información de contacto del expediente, del activo solo necesito el código, la descripción, además dámelo ordenado por código de centro de costo y código del activo." La IA interpretará esta consulta y generará los comandos necesarios para extraer la información relevante de la base de datos. El reporte con los activos fijos por centro de costo con la información de sus responsables se mostrará al usuario en cuestión de segundos.

Gestión de la Plataforma

GreyPhillips integra la IA en la gestión administrativa de la plataforma, facilitando tareas comunes y complejas a través de comandos en lenguaje natural.

Descripción del Proceso:

• Instrucciones en Lenguaje Natural: Los usuarios pueden dar instrucciones como "agrega un nuevo producto con código X, descripción Y y precio Z" o "modifica el descuento de un cliente del 10% al 15%". Estas instrucciones son procesadas por la IA.
• Generación de Instrucciones: La IA traduce estas instrucciones en los comandos necesarios que GreyPhillips entiende para realizar estas acciones, simplificando significativamente el proceso administrativo.

Ejemplo Práctico: Pertenece a nuestro módulo Anchor, que permite gestionar productos, clientes, convenios, o incluso transacciones. Un usuario puede decir: "Agrega un nuevo cliente con nombre Juan Pérez y un descuento del 10%". La IA procesará esta solicitud y generará los comandos necesarios para añadir el nuevo cliente a la base de datos.

Generación de Documentos

La IA también se utiliza para crear documentos basados en modelos específicos de la compañía.

Descripción del Proceso:

• Entrenamiento de la IA: La IA se entrena con información, ya se administrativa, comercial u operativa, por ejemplo, comercialmente se puede entrenar con precios, descripciones de productos, alcances y limitaciones. Esto permite que la IA entienda las necesidades específicas de la empresa.
• Generación Automática de Documentos: Los usuarios pueden solicitar a la IA que genere propuestas de negocios, operativos u otros.

Ejemplo Práctico: Pertenece a nuestro módulo de gestión documental DoX. Un usuario puede pedir: "Crea una propuesta de negocios para el cliente X usando el producto y donde los precios de la propuesta deben ser Z". La IA generará el documento completo basándose en la información entrenada y las reglas de la compañía.

Envío de Comunicaciones

GreyPhillips permite a los usuarios enviar comunicaciones automatizadas utilizando la IA, mejorando la eficiencia y precisión en la gestión de correspondencia.

Descripción del Proceso:

• Instrucciones en Lenguaje Natural: Los usuarios pueden solicitar a la IA que envíe correos electrónicos a proveedores, clientes, empleados, usuarios, contactos, etc., con información específica.
• Generación y Envío de Correos: La IA procesa la solicitud y genera los correos electrónicos con la información proporcionada, enviándolos automáticamente a los destinatarios.

Ejemplo Práctico: Pertenece a nuestro módulo de comunicaciones Communicator. Un usuario puede solicitar: "Envía un correo electrónico al proveedor con la información del monto de las transacciones que serán pagadas el próximo viernes". La IA generará y enviará el correo automáticamente.

Gestión de Tareas

La integración de la IA también abarca la gestión de flujos de trabajo, permitiendo a los usuarios administrar tareas, moverlas a diferentes procesos, asignarlas a usuarios y controlar tiempos y movimientos.

Descripción del Proceso:

• Instrucciones en Lenguaje Natural: Los usuarios pueden dar instrucciones como "Crea una tarea que sea un RFC, una requisición de cambios, con título 'Solicitud de Vacaciones de Juan Pérez' y descripción 'Juan Pérez está solicitando vacaciones para la primera semana de agosto'". La IA procesa estas instrucciones y genera los comandos necesarios para crear y asignar la tarea dentro del sistema de gestión de flujos de trabajo de GreyPhillips a la bandeja de trabajo del encargado en RRHH.

Ejemplo Práctico: Pertenece a nuestro módulo de gestión de flujos de trabajo. Un usuario puede decir: "Quiero que crees una tarea para soporte técnico, con título 'Revisión del equipo de refrigeración de la planta' y agrega en la descripción 'Revisar el equipo de refrigeración debido a que altibajos en el amperaje'". La IA interpretará esta solicitud y generará los comandos necesarios para crear y asignar la tarea a la persona correspondiente.

Este proceso es especialmente útil en la gestión de mesas de ayuda, procesamiento de solicitudes de empleados al Departamento de Recursos Humanos, aprobación de órdenes de compras y cualquier otro flujo que pase a través del sistema de gestión de tares de GreyPhillips Teamwork.

Seguridad de la Información

Es importante destacar que la información contenida en la base de datos de GreyPhillips no es transferida de ninguna forma a los sistemas de inteligencia artificial fuera del ámbito de seguridad de la plataforma. Los modelos de IA se entrenan con el conocimiento suficiente de cómo funciona la estructura de la plataforma y utilizan esta información para construir los comandos necesarios. Estas consultas luego se ejecutan en la base de datos, asegurando que la información sensible permanezca segura y dentro del entorno controlado de GreyPhillips.

Sin embargo, la información utilizada para entrenar los modelos de IA, especialmente en el caso de la generación de documentos, sí se transporta a las plataformas de las IA. Por lo tanto, se recomienda entrenar los modelos únicamente con información que pueda considerarse de carácter público y nunca con información privada, personal o sensible.

Responsabilidad del Usuario:

Aunque las plataformas de IA integradas con GreyPhillips están diseñadas para ser herramientas poderosas, es fundamental que los usuarios comprendan que las respuestas generadas por la IA pueden no ser del todo precisas. La precisión y el alcance de los resultados proporcionados dependen significativamente de cómo se formule la solicitud. La inteligencia artificial interpreta las instrucciones basándose en la redacción del usuario, lo que puede llevar a variaciones en los resultados obtenidos.

La responsabilidad final sobre el uso de la información proporcionada por la IA recae en el usuario. Recomendamos revisar y, de ser necesario, ajustar las consultas para asegurar que satisfagan plenamente sus necesidades. Se sugiere utilizar esta herramienta como una ayuda complementaria y no como la única fuente de datos.

GreyPhillips y su plataforma no se hacen responsables de las acciones o decisiones tomadas basándose únicamente en las respuestas o soluciones proporcionadas por la integración de la inteligencia artificial. En caso de dudas o consultas complejas, por favor, contacte a nuestro equipo de soporte técnico para obtener asistencia especializada.