Intercambio electrónico de datos - Costa Rica

Los lineamientos y especificaciones por Hacienda corresponden a una estrategia que demanda la combinación de un conjunto de herramientas, que inician por el adecuado cumplimiento de las estructuras de los datos y se completan con el almacenamiento electrónico de estos documentos.  Nuestra plataforma de servicios integrados apoya a la organización en sus diferentes etapas y mecanismos de operación para el día a día.

EDI

Costa Rica

Facturación electrónica de GreyPhillips es una combinación de infraestructura, sistemas y servicios que simplifican el proceso de emisión de comprobantes electrónicos. Desde la generación de los archivos XML, PDF, Acuses de Recibo, envío por medio de correo electrónico, almacenaje de las transacciones en línea hasta la generación de reporteria.

Infraestructura, Sistemas y Servicios

  • Web Services
  • Email/SMS System
  • Document Management (CMS)

Generación del archivo XML

Formato 4.2

Según los lineamientos dictados por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica para la generación de los comprobantes electrónicos, las empresas deben de cumplir con los lineamientos establecidos para la generación de un archivo en formato XML, que es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet, este es un metalenguaje que proporciona una forma de aplicar “etiquetas” para describir las partes que componen un documento, permitiendo además el intercambio de información entre diferentes plataformas.

Las especificaciones técnicas detalladas en los anexos y estructuras XML están disponibles en el sitio que el Ministerio de Hacienda.

https://tribunet.hacienda.go.cr/FormatosYEstructurasXML.jsp
  • Factura
  • Tiquete
  • Nota de Crédito
  • Nota de Debito

Firma electrónica / Llave criptográfica

La firma digital: es un conjunto de datos asociados a un documento electrónico, que permite identificar al firmante (autoría), verificar la integridad del mensaje y vincular jurídicamente al actor con el documento.  Esta firma es provista por el Banco Central de Costa Rica, tanto para personas físicas como para personas jurídicas.  Puede resultar costoso dependiendo del tipo de HSM que sea adquirido, que un hardware específicamente para la generación de las firmas digitales.

La llave criptográfica del Ministerio de Hacienda: es el método de seguridad que garantiza la integridad, autenticidad y autoría de los comprobantes electrónicos, este método, aunque no tiene vinculación jurídica, resulta ser suficiente para el cumplimiento de las normativas al tiempo que es una opción sin costos asociados a la obtención o utilización de la misma.

Generación del PDF

Personalizado

El receptor de los documentos electrónicos debe de recibir además de los archivos XML, una representación visual de la transacción, esta representación debe ser únicamente en formato PDF y será parte de los adjuntos que deberán ser enviados al receptor.

El diseño del comprobante en formato PDF se hace de manera personalizada siguiendo los lineamientos de la empresa para la utilización de logos, textos y posiciones de los elementos en la transacción.

Conexión con Hacienda

Para entregar el XML y ser validado

Una vez que la organización genere el archivo XML, este debe de ser enviado por medio de Servicios Web a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación.

Recepción del mensaje de recibo de Hacienda (3 h)

La DGT, hará la validación del comprobante y este emitirá el “Mensaje de Hacienda” de aceptación o rechazo al emisor, el cual también generará un acuse de “recibido” del comprobante electrónico.  Este mensaje es parte de la información que debe de enviarse al receptor de los documentos electrónicos, así este lo puede utilizar como respaldo de su contabilidad.

Envío por correo 

XML, PDF y el mensaje de recibo de Hacienda

Nuestra plataforma de comunicaciones hará el envío del correo con los tres archivos para el receptor: El archivo XML, la representación visual en formato PDF y el acuse de recibo de la DGT.

Mas información sobre Communicator

Recepción del XML

Registro automático de productos y servicios

El registro de productos y servicios permite ahorrar tiempo en el proceso de alta, asegurándose al mismo tiempo de que la información relacionada a estos sea exactamente la que el fabricante o el distribuidor consignen a estos.

Ingreso de compras y notas

Una de las funciones que mayor valor aportan al proceso operativo del día a día es la recepción de las transacciones de los proveedores, ya que permite el registro sin errores en los sistemas de compras, es decir, que se elimina el factor del error humano en la transcripción.

Acuse de recibo del XML

Aceptación o rechazo de la transacción para Hacienda

Cuando se hace la recepción de documentos electrónicos, estos deben de ser aceptados o rechazados, siendo así, esta operación se valida contra la DGT y esta genera un acuse de recibo que debe de ser enviado al emisor de la transacción en el marco de tiempo de 8 días naturales, antes de que se empiecen a generar multas.

http://www.pgrweb.go.cr/

Que el artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, en caso de incumplimiento en el suministro de información, establece una sanción equivalente a una multa pecuniaria proporcional del dos por ciento (2%) de la cifra de ingresos brutos del sujeto infractor, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de diez salarios base y un máximo de cien salarios base. De constatarse errores en la información suministrada, la sanción será de un uno por ciento (1%) del salario base por cada registro incorrecto, entendido como registro la información de trascendencia tributaria sobre una persona física o jurídica u otras entidades sin personalidad jurídica.

Envío por correo del acuse al proveedor

De la aceptación o rechazo de la transacción

Una vez que se tramita con hacienda el acuse de la aceptación o rechazo de la transacción, nuestro sistema de manera automática envía un correo al emisor que complete el ciclo, para así, notificarle acerca de la transacción en particular.

Almacenamiento en línea

10 años

Es importante que su información quede a resguardo fuera de su infraestructura principal, debido a que las regulaciones sobre este tema requieren de 5 a 10 años de conservación de la misma, así se cubre cualquier eventualidady asegura poder tener la información siempre a mano para cuando sea requerida.

50 Gb

Nuestra plataforma agrega 50Gb sin costo adicional para el almacenamiento de las transacciones, documentos asociados y estadísticas, aun así, siempre es posible adquirir espacio adicional si es necesario.

Verificación en tiempo real

Código de respuesta rápida (QR)

Una de las funcionalidades más practicas definidas dentro de los alcances definidos por tributación es que exista la posibilidad de leer un código QR impreso en la factura física, o en el PDF, que lo lleve a la misma factura, pero obtenida desde la plataforma de servicios que almacena estas transacciones, para que quien lo requiera pueda verificar la validez de la transacción al menos de forma visual.

Este concepto podría variar en el tiempo, debido a que en este momento está quedando a disposición de los almacenes de transacciones proveer estos servicios, sin embargo, en un futuro podría ser un servicio dado desde tributación, siendo que sea necesario en ese momento, cambiar la ruta URL, contenida en el código QR. 

Reportes

Un compresivo juego de reportes para control y estadísticas

Los reportes de la gestión de factura electrónica además de cumplir con los requerimientos establecidos por hacienda, también brindan un compresivo juego de información estructurada que permite que los usuarios tengan análisis y gestión de estadísticas que apoyan la gestión de sus organizaciones.

Solución integrada automáticamente a GreyPhillips Retail

Preguntas Frecuentes

Respuestas a las preguntas más comunes

Muchas preguntas son formuladas cada día, sin embargo, hemos hecho una recopilación de las principales cuestiones hechas por nuestros socios de negocios y clientes acerca de las características, precios y servicios relacionados.  En caso de que no encuentre una respuesta, por favor escribanos a servicio@logica.cr.  Muchas gracias.

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En caso de que desee agendar una presentación, por favor siéntase libre de hacerlo usando el formulario disponible en el botón más abajo, así nuestro departamento de servicio podrá ponerse en contacto tan pronto sea posible, y así coordinar lo necesario.  Muchas gracias.